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Diretoria de Administração e Planejamento

por DGCOM publicado 19/09/2019 15h17, última modificação 19/09/2019 15h17

Art. 129 A Diretoria de Administração e Planejamento, dirigida por um(a) diretor(a), possui como atribuições:

I. Substituir, na pessoa do(a) seu/sua Diretor(a), o Pró-Reitor de Administração e Planejamento do Instituto Federal da Bahia – IFBA em suas ausências;
II. Assessorar o Pró-Reitor de Administração e Planejamento do Instituto Federal da Bahia em todos os assuntos relacionados com a Administração e o Planejamento do IFBA;

III. Acompanhar a avaliação constante e sistemática da administração dos convênios, contratos e condições operacionais do IFBA, visando à ampliação da eficiência de seus serviços e produtividade; à redução efetiva de seus custos
de operação; ao seu financiamento; à sua expansão; ao seu dimensionamento econômico; à sua organização administrativa e às condições de utilização dos recursos humanos e materiais;
IV. Desenvolver estudo em busca de novas formas de captação de recursos para a expansão das atividades e serviços do Instituto;
V. Promover a elaboração conjunta da Proposta Orçamentária do Instituto, anual e plurianual, dos Orçamentos Sintético e Analítico e demais instrumentos de controle orçamentário interno, bem como desenvolver instrumentos
que venham avaliar a qualidade dos investimentos institucionais e criar mecanismos de medição dos custos do IFBA;
VI. Assessorar o Pró-Reitor de Administração na elaboração ou exame de convênios de assistência financeira ou técnica;
VII. Propor e elaborar o estudo permanente e proposição de medidas relativas à organização do Instituto e dos seus procedimentos, métodos e sistemas de trabalho, gerais ou específicos, com vistas ao seu contínuo aperfeiçoamento,
e a elaboração de projetos de normas e manuais referentes à matéria;
VIII.Realizar a avaliação crítica dos resultados alcançados na execução das atividades;
IX. Elaborar o Relatório Anual e outros documentos, que venham a ser solicitados pelo Pró-Reitor, sobre a administração do Instituto;
X. Coordenar outras atividades relacionadas ou que interessem ao planejamento do Instituto ou a economia e administração da educação.

 

Art. 131 O Departamento de Administração, chefiado por um(a) chefe, possui como atribuições:

I. Substituir, na pessoa de seu chefe, o Diretor(a) de Administração e Planejamento em suas ausências;
II. Assessorar o Diretor(a) de Administração e Planejamento na gestão da Reitoria do IFBA;
III. Administrar a elaboração dos contratos e aditivos do Instituto Federal da Bahia;
IV. Administrar a fiscalização dos contratos de limpeza, manutenção e vigilância da Reitoria do Instituto Federal da Bahia;
V. Coordenar, supervisionar e orientar a execução das atividades relativas a material e suas aquisições;
VI. Coordenar, supervisionar e orientar a execução de atividades relacionadas à manutenção como obras, serviços elétricos, hidráulicos, serralheria, carpintaria, manutenção e conservação dos bens móveis e imóveis da Reitoria do IFBA;
VII. Elaborar propostas e coordenar estudos voltados à modernização administrativa institucional;
VIII.Zelar pelo cumprimento dos objetivos, programas e regulamentos institucionais, no âmbito de seu departamento;
IX. Promover a avaliação constante do desempenho dos chefes diretamente vinculados a seu departamento;
X. Promover a implantação e o acompanhamento dos procedimentos administrativos no âmbito de seu departamento;
XI. Apresentar ao Diretor(a) de Administração e Planejamento relatório mensal e um relatório de gestão anual das atividades desenvolvidas pelo seu departamento;
XII. Controlar todos os processos de compras, bem como as contratações de serviços realizados pela Reitoria do IFBA, emitindo relatório mensal a ser encaminhado ao Diretor(a) de Administração e Planejamento.

 

Art. 132 A Gerência de Administração, chefiada por um(a) gerente, possui como atribuições:

I. Substituir, na pessoa de seu Gerente, o chefe do Departamento de Administração em suas ausências;
II. Assessorar o Chefe do Departamento de Administração na gestão da Reitoria do IFBA;

III. Administrar e fiscalizar a elaboração dos contratos e aditivos do IFBA;

IV. Administrar e fiscalizar os contratos de limpeza, manutenção e vigilância da Reitoria do Instituto Federal da Bahia;

V. Administrar a coordenação, supervisão e orientação na execução das atividades relativas a material, equipamentos e suas aquisições;

VI. Administrar a coordenação, supervisão e orientação nas atividades relacionadas à manutenção como obras, serviços elétricos, hidráulicos, serralheria, carpintaria, manutenção e conservação dos bens móveis e imóveis da Reitoria do IFBA;

VII. Auxiliar o Chefe do Departamento de Administração na elaboração de propostas e coordenar estudos voltados à modernização administrativa institucional;

VIII.Zelar pelo cumprimento dos objetivos, programas e regulamentos institucionais, no âmbito de sua gerência;

IX. Promover a avaliação constante do desempenho dos coordenadores diretamente vinculados a seu departamento;

X. Promover a implantação e o acompanhamento dos procedimentos administrativos no âmbito de seu departamento;

XI. Apresentar ao Chefe do Departamento de Administração relatório mensal e um relatório de gestão anual das atividades desenvolvidas pela sua Gerência;

XII. Atestar as notas fiscais/faturas dos serviços e materiais adquiridos pela Reitoria do IFBA;

XIII.Controlar todos os processos de compras, bem como as contratações de serviços realizados pela Reitoria do IFBA, emitindo relatório mensal a ser encaminhado ao Chefe do Departamento de Administração.

 

Art. 133 O Setor Gráfico, chefiado por um(a) chefe de setor, possui como atribuições:

I. Atender as necessidades de serviços gráficos e de outras publicações;

II. Colaborar no estabelecimento da apropriação de custos de serviços de produção gráfica;

III. Propor ao Departamento de Administração elaboração de normas administrativas que visem ao bom desempenho das atividades gerais desenvolvidas na editora;

IV. Coordenar, orientar e acompanhar a execução dos serviços de fotolito, impressão e acabamento;

V. Coordenar e controlar os serviços prestados mediante registros das solicitações atendidas;

VI. Definir tipo, gramatura e cores de papéis a serem adquiridos para utilização no setor;

VII. Executar os trabalhos de corte de papel, blocagem, intercalação, picote e encadernação;

VIII.Solicitar o material de consumo e permanente necessários ao funcionamento do setor;

IX. Elaborar relatórios gerenciais;

X. Desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação.

 

Art. 134 O Pregoeiro possui como atribuições:

I. Elaborar edital dos processos licitatórios da Reitoria;

II. Promover o lançamento das solicitações no sistema SIDEC;

III. Publicar os processos licitatórios no COMPRASNET, jornal de maior circulação e site do IFBA;

IV. Operar o sistema de pregão;

V. Receber as propostas das empresas partícipes do certame;

VI. Solicitar parecer técnico do solicitante;

VII. Julgar e aceitar a proposta vencedora do certame;

VIII.Adjudicar no sistema resultado do certame;

IX. Encaminhar certame ao Departamento de Administração e Patrimônio, solicitando a homologação do mesmo;

X. Informar a Coordenação de Compras os itens em deserto nos certames.

 

Art. 135 A Coordenação de Serviços Administrativos, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Cadastrar fornecedores e atualizar o respectivo cadastro no sistema;

II. Divulgar mensagens de penalidades;

III. Promover a aplicação das penalidades aos fornecedores inadimplentes com a Instituição;

IV. Promover a suspensão das empresas inidôneas;

V. Promover a publicação dos contratos institucionais;

VI. Promover a publicação das dispensas e inexigibilidades;

VII. Solicitar a emissão de GRU referente à cobrança de multas aplicadas no sistema;

VIII.Acompanhar os pagamentos das empresas, via GRU, de multas aplicadas;

IX. Solicitar que as empresas inadimplentes do pagamento de GRU, de multa, sejam cadastradas na Divida Ativa da União;

X. Solicitar autorização para aplicar sanções administrativas de suspensão nas empresas inadimplentes;

XI. Apoiar consultas cadastrais pela Comissão de Licitação;

XII. Emitir relatório mensal de ocorrências de penalidades aplicadas no sistema;

XIII.Encaminhar o relatório para o Departamento de Administração e Patrimônio – DEPAD/REITORIA e Comissão de Licitação/Pregão.

 

Art. 136 O Setor de Transporte possui como atribuições:

I. Zelar pela boa conservação e manutenção dos veículos e proceder aos reparos que se fizerem necessários;

II. Controlar e registrar o consumo de combustíveis e a quilometragem rodada;

III. Atender as solicitações e elaborar a programação de uso dos veículos:

IV. Manter atualizada e regularizada a documentação dos veículos, promovendo o registro, licenciamento e renovações;

V. Proceder avaliação em veículos do IFBA por danos causados em acidentes e propor a abertura de processo administrativo para a apuração de responsabilidades, quando couber;

VI. Promover a baixa ou transferência de propriedade de veículos de acordo com as normas vigentes;

VII. Avaliação constante da habilitação dos motoristas ligados à Reitoria;

VIII.Identificar e elaborar processo administrativo para pagamento de multas de trânsito;

IX. Executar outras atividades que lhe forem atribuídas, inerentes a sua área de competência.

 

Art. 137 As competências do Setor de Controle de Manutenção e Combustível são:

I. Fiscalizar a prática dos procedimentos de manutenção da frota do IFBA;

II. Elaborar e acompanhar o programa de manutenção da frota de veículos do IFBA;

III. Autorizar e encaminhar os veículos para a manutenção de toda a frota do IFBA;

IV. Autorizar a retirada dos veículos que se encontram liberados nas oficinas;

V. Realizar vistorias periódicas na frota do IFBA;

VI. Avaliar constantemente a habilitação dos motoristas ligados ao IFBA;

VII. Analisar os relatórios de gerenciamento da frota, emitidos pelas empresas prestadoras de serviço e dos Câmpus;

VIII.Elaborar e implantar estudo de controle do consumo médio da frota;

IX. Dar baixa e alienação do veículo antieconômico; X. Enviar relatório bimensal de gestão da frota do IFBA para o Departamento de Administração e Patrimônio DEPAD/REITORIA.

 

Art. 138 As competências do Protocolo são:

I. Recebimento de correspondência destinada à Reitoria;

II. Triagem de correspondência recebida;

III. Distribuição de correspondência recebida nos diversos setores da Reitoria;

IV. Receber documentos diversos destinados à Reitoria;

V. Identificar o objetivo do documento e, se necessário for, transformá-lo em processo;

VI. Emitir número de protocolo para os documentos recebidos para a Reitoria;

VII. Alimentar os dados no sistema de controle de documentação;

VIII.Promover a distribuição de documento ao setor endereçado no âmbito da Reitoria; IX. Fornecer Informações sobre o andamento dos documentos e processos originados no protocolo no âmbito da Reitoria;

X. Promover o controle de movimentação dos processos no âmbito da Reitoria;

XI. Promover a autuação, juntada ou apensamento conforme o caso, nos processos originados pelo protocolo;

XII. Proporcionar ao usuário pesquisa sobre os processos existentes quanto a sua movimentação e localização no âmbito da Reitoria;

XIII.Controle de entrega e recebimento de chaves dos setores; XIV.Verificar e classificar os documentos conforme normatização interna.

 

Art. 139 A Coordenação de Serviços Gerais, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Coordenar, supervisionar e orientar a execução das atividades de obras, manutenção e conservação dos bens móveis e imóveis, serviços elétricos, hidráulicos, serralheria e carpintaria nos espaços da Reitoria do IFBA;

II. Proceder a estudos de otimização de uso do espaço físico da Reitoria do IFBA;

III. Proceder a estudos e propor a realização de serviços de manutenção e instalação elétrica, hidro sanitária, serralheria e de cabeamento estruturado na Reitoria do IFBA;

IV. Orientar, coordenar, supervisionar e fazer executar os serviços de higiene no âmbito da Reitoria do IFBA;

V. Requisitar e controlar os materiais e equipamentos necessários à execução de suas atribuições;

VI. Orientar, coordenar e supervisionar as atividades de vigilância e segurança das dependências da Reitoria do IFBA;

VII. Manter e orientar o uso de equipamentos de segurança, quando necessários, na execução dos serviços;

VIII.Desempenhar outras atividades inerentes a sua área de atuação.

 

Art. 140 A Coordenação de Gestão e Apoio Fiscal, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Gerenciar a alimentação na WEB da PROAP quanto ao preenchimento dos relatórios de fiscalização dos contratos com terceiros do IFBA;

II. Promover a realização efetiva da fiscalização dos contratos;

III. Apoiar a fiscalização administrativa dos contratos de obras do IFBA,

IV. Emitir relatórios periódicos do andamento dos serviços prestados

 

Art. 141 A Gestão Administrativa de Contratos e Convênios possui como atribuições:

I. Promover a análise e acompanhamento documental;

II. Elaborar contatos e aditivos;

III. Publicar os contratos e aditivos no SICON; IV. Realizar e acompanhar o cadastramento dos contratos na WEB da PROAP;

V. Acompanhar e controlar a execução de convênios, contratos, acordos, ajustes, aditivos e outras obrigações convencionais, celebradas no âmbito do IFBA;

VI. Extrair, periodicamente, relatórios de execução dos convênios e contratos visando à melhor gestão dos mesmos;

VII. Acompanhar os processos de prestação de contas dos convênios e contratos no setor competente;

VIII.Propor tomada de contas especiais por prestação de contas, convênio e contratos quando identificadas possíveis irregularidades;

IX. Elaborar uma análise crítica dos relatórios enviados pelos fiscais de contratos dos Câmpus do IFBA;

X. Propor multa ou glosa da fatura das empresas prestadoras de serviço quando na identificação de irregularidades cometidas;

XI. Emitir relatórios gerencias sobre os convênios e contratos existentes no IFBA.

 

Art. 142 A Gerência de Compras e Acompanhamento de Processos, chefiada por um(a) gerente, possui como atribuições:

I. Elaborar e divulgar o catálogo de material e estabelecer os padrões de especificação e nomenclatura;

II. Promover estudos periódicos junto ao almoxarifado para fixar e manter o estoque mínimo de materiais de uso comum;

III. Elaborar calendário anual de fixação de datas para recebimento dos pedidos de aquisição de material e serviços;

IV. Elaborar, formalizar e finalizar os processos administrativos destinados à licitação, dispensa e inexigibilidade;

V. Receber, instruir e encaminhar processos de licitação às comissões para os procedimentos licitatórios;

VI. Declarar possibilidade da dispensa ou inexigibilidade de licitação, bem como a publicação no Diário Oficial da União;

VII. Propor a aplicação de multas e outras penalidades aos fornecedores de serviços e material, quando couber;

VIII.Executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

 

Art. 143 O Setor de Controle de Processos possui como atribuições:

I. Receber formulários de aquisição e verificar o atendimento à norma de preenchimento;

II. Devolver os formulários que não atendam a norma;

III. Identificar, no Plano de Metas Institucional, se o bem (permanente) consta no planejamento do solicitante;

IV. Encaminhar ao DAP formulário de aquisição que não seja identificado no Plano de Metas Institucional;

V. Classificar e processar os pedidos de compra de material e contratação de serviços;

VI. Formalizar o processo licitatório; VII. Encaminhar processo formalizado para a Coordenação de Compras.

 

Art. 144 A Coordenação de Patrimônio, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Coordenar, supervisionar e orientar a execução das atividades relativas a material, patrimônio e alienação de bens;

II. Elaborar propostas e coordenar estudos voltados à modernização administrativa institucional;

III. Zelar pelo cumprimento dos objetivos, programas e regulamentos institucionais, no âmbito de seu departamento;

IV. Promover a avaliação constante do desempenho dos chefes diretamente vinculados a seu departamento;

V. Promover a implantação e o acompanhamento dos procedimentos administrativos no âmbito de seu departamento;

VI. Apresentar ao Diretor de Administração e Planejamento relatório anual das atividades desenvolvidas pelo seu departamento;

VII. Gerenciar o sistema patrimonial da Instituição;

VIII.Prestar consultoria aos Câmpus no que tange a administração patrimonial;

IX. Coordenar as ações voltadas para a realização das baixas dos bens inservíveis da Instituição.

 

Art. 145 A Coordenação de Almoxarifado, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Examinar, conferir, receber e aceitar o material adquirido de acordo com a nota de empenho ou documento equivalente, podendo, quando for o caso, solicitar exame dos setores técnicos requisitantes ou especializados,

II. Atender as requisições de material da Reitoria, bem como exercer o controle físico e financeiro do material em estoque, manter atualizados os sistemas de controle dos estoques e os de registros de entrada e saída de material;

III. Proceder a levantamentos e promover estudos junto a seção de compras para fixar e manter o estoque mínimo dos materiais de uso comum;

IV. Realizar pesquisa junto aos Câmpus visando à aplicação dos itens de material de uso comum e conhecer o índice de satisfação quanto a qualidade dos materiais adquiridos;

V. Comunicar e distribuir os bens móveis e equipamentos em parceria com a Coordenação de Patrimônio;

VI. Prestar assistência à comissão de inventário dos bens e materiais em estoque; organizar o almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado e a segurança do material em estoque.

 

Art. 146 O Departamento de Planejamento, chefiado por um(a) chefe, possui como atribuições:

I. Coordenar as atividades relacionadas ao planejamento institucional;

II. Supervisionar e acompanhar as atividades desenvolvidas pelas suas coordenações.

 

Art. 147 A Gerencia de Planejamento, chefiado(a) por um(a) gerente, é o órgão subordinado à Diretoria de Administração e Planejamento e vinculado à Pró-Reitoria de Administração e Planejamento – PROAP possuindo como atribuições:

I. Coordenar, acompanhar, avaliar e aprimorar o processo de planejamento institucional, compatibilizando-o com as políticas do Instituto Federal da Bahia e diretrizes do Ministério da Educação (MEC);

II. Elaborar os modelos conceitual e operacional do processo de planejamento;

III. Coordenar o processo de elaboração do Plano de Metas Institucional;

IV. Acompanhar a execução do Plano de Metas Institucional;

V. Coordenar atividades relativas à coleta de dados institucionais e alimentação dos sistemas do MEC;

VI. Coordenar coleta de dados estatísticos e elaborar o relatório anual de gestão institucional;

VII. Auxiliar os Câmpus na elaboração do Plano de Metas Institucional,

VIII.Coordenar o acompanhamento e a avaliação do Plano de Metas;

IX. Atualizar sistematicamente os modelos e critérios da elaboração do Plano de Metas;

X. Gerenciar a alimentação e a atualização do módulo do Plano de Metas na WEB da PROAP;

XI. Coordenar o processo de construção do Relatório de Gestão do IFBA;

XII. Desempenhar outras atividades correlatas.