• Direção de Administração e Planejamento

I - assessoramento à Direção Geral do Campus em todos os assuntos relacionados com a Administração, o planejamento, a programação do orçamento e a organização administrativa do Campus;

II - promover a avaliação constante e sistemática dos convênios, contratos e condições operacionais do Campus, visando à ampliação da eficiência de seus serviços e produtividade, redução efetiva de seus custos de operação, Aprovado pela financiamento, expansão, dimensionamento econômico, organização administrativa e condições de utilização dos recursos humanos e materiais;

III - promover o estudo da distribuição de recursos do Campus segundo os seus fins legais, estatutários e programáticos de ensino, pesquisa e extensão;

IV - promover o estudo e a busca de novas formas de captação de recursos para a expansão das atividades e serviços do Campus;

V - elaborar a Proposta Orçamentária do Campus, anual e plurianual, os orçamentos sintético e analítico e demais instrumentos de controle orçamentário interno, e respectivas alterações;

VI - elaborar ou examinar convênios de assistência financeira ou técnica;

VII - promover a avaliação e a crítica dos resultados alcançados na execução das atividades;

VIII - assessorar a Direção Geral na elaboração do Relatório Anual e outros documentos sobre a administração do Instituto;

IX - realizar ou coordenar quaisquer outras atividades relacionadas ou que interessem ao planejamento do Instituto ou à economia e administração da educação;

X - apoiar e assessorar ações de pesquisa e extensão da Instituição quanto aos aspectos de execução financeira, contábil e compras constantes das mesmas.

• Departamento de Administração e Planejamento

I. Substituir, na pessoa de seu chefe, o Diretor de Administração e Planejamento em suas ausências;

II. Assessorar o Diretor de Administração e Planejamento na gestão do campus;

III. Administrar a elaboração dos contratos e aditivos e fiscalização dos contratos continuados;

IV. Coordenar, supervisionar e orientar a execução das atividades relativas a material e suas aquisições;

V. Coordenar, supervisionar e orientar a execução de atividades relacionadas à manutenção como obras, serviços elétricos, hidráulicos, serralheria, carpintaria, manutenção e conservação dos bens móveis e imóveis;

VI. Auxiliar e elaborar propostas e estudos voltados à modernização administrativa institucional, em conjunto com o Diretor de Administração e Planejamento;
VII. Zelar pelo cumprimento dos objetivos, programas e regulamentos institucionais, no âmbito de seu departamento;

VIII. Promover a avaliação constante do desempenho dos chefes/servidores diretamente vinculados a seu departamento;

IX. Promover a implantação e o acompanhamento dos procedimentos administrativos no âmbito de seu departamento;

X. Apresentar ao Diretor de Administração e Planejamento relatório mensal e um relatório de gestão anual das atividades desenvolvidas pelo seu departamento;

XI. Controlar todos os processos de compras, bem como as contratações de serviços realizados, emitindo relatório mensal a ser encaminhado ao Diretor de Administração e Planejamento;

XII. Encaminhar para liquidação e pagamento as notas fiscais/faturas dos serviços e materiais adquiridos pelo campus;

XIII. Supervisionar as atividades de Patrimônio, Logística e Almoxarifado.

• Almoxarifado

I. Examinar, conferir, receber e aceitar o material adquirido de acordo com a nota de empenho ou documento equivalente, podendo, quando for o caso solicitar exame dos setores técnicos requisitantes ou especializados;

II. Atender as requisições de material do Campus, bem como exercer o controle físico e financeiro do material em estoque, com vistas a prevenir faltas ou excessos;

III. Manter atualizados os sistemas de controle dos estoques e os de registros de entrada e saída de material;
IV. Proceder a levantamentos e promover estudos junto a seção de compras para fixar e manter o estoque mínimo dos materiais de uso comum;

V. Realizar pesquisa junto aos órgãos do Campus visando a aplicação dos itens de material de uso comum e conhecer o índice de satisfação quanto a qualidade dos materiais adquiridos;

VI. Comunicar e distribuir os bens móveis e equipamentos em parceria com a Seção de Patrimônio;

VII. Elaborar relatório de movimentação do estoque quando solicitado;

VIII. Comunicar ao setor interessado quando da chegada do material;

IX. Prestar assistência à comissão de inventário dos bens e material em estoque;

X. Organizar o almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado e a segurança do material em estoque;

XI. Realizar conciliações junto à Coordenação de Orçamento e Finanças, quanto às contas de almoxarifado e controles próprios do setor;

XII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

• Compras

I. Elaborar e divulgar o catálogo de material e estabelecer os padrões de especificação e nomenclatura;

II. Promover estudos periódicos junto ao almoxarifado para fixar e manter o estoque mínimo de materiais de uso comum;

III. Elaborar calendário anual de fixação de datas para recebimento dos pedidos de aquisição de material e serviços;

IV. Elaborar, formalizar e finalizar os processos administrativos destinados à licitação, dispensa e inexigibilidade;

V. Receber, instruir e encaminhar processos de licitação às comissões para os procedimentos licitatórios;

VI. Declarar possibilidade da dispensa ou inexigibilidade de licitação, bem como a publicação no Diário Oficial da União;

VII. Propor a aplicação de multas e outras penalidades aos fornecedores de serviços e material, quando couber;

VIII. Executar outras atividades inerentes a sua área de competência.

• Contratos

I - assessorar a DAP nos assuntos de sua competência;

II - fazer estudos constantes nos contratos que envolvam o Campus;

III - formalizar anualmente os processos referentes aos serviços continuados, inclusive os de repactuação;

IV - formalizar e acompanhar contratos, termos aditivos, apostilamentos e demais instrumentos jurídicos;

V - publicar o extrato dos contratos do Campus no Diário Oficial da União;

VI - propor à Diretoria de Administração e Planejamento, de acordo com a especificidade do contrato e área de conhecimento e atuação dos servidores do Campus, os fiscais de contratos;

VII - estabelecer prazos para cada fiscal de contrato apresentar as notas fiscais, sob sua responsabilidade, atestadas para registro e posterior encaminhamento ao Setor Financeiro;

VIII - avaliar constantemente a qualidade da execução contratual, propondo, sempre que cabível, medidas que visem reduzir gastos e racionalizar os serviços para subsidiar à Diretoria de Administração e Planejamento nas tomadas de decisões referentes aos contratos;

IX - subsidiar a comunicação entre o Campus e as empresas contratadas de acordo com a legislação vigente;

X - gerir, orientar e/ou acompanhar os fiscais no acompanhamento e fiscalização da execução dos Contratos de acordo com a legislação vigente;

XI - realizar o processamento dos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico financeiro dos contratos do Campus e verificar os pressupostos e documentos necessários;

XII - manter arquivo com documentação referente às empresas contratadas e anotar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, com vistas à regularização das faltas ou defeitos observados;

XIII - emitir, sempre que necessário, relatório da execução dos contratos no campus e fazer o encaminhamento para os setores ou órgãos competentes;

XIV - elaborar normas e procedimentos referentes ao andamento das atividades e rotinas desta coordenação, a serem apreciadas pelo Conselho de Campus;

XV - realizar e divulgar relatórios, com periodicidade anual, sobre as atividades executadas da área;

XVI - designar o seu substituto em caso de afastamento legal, dentre os servidores do quadro de pessoal efetivo permanente, lotados nesta coordenação;

XVII - realizar outras atividades correlatas e afins.

• Patrimônio

I - assessorar a DAP nos assuntos de sua competência;

II - fazer estudos constantes nos contratos que envolvam o Campus;

III - formalizar anualmente os processos referentes aos serviços continuados, inclusive os de repactuação;

IV - formalizar e acompanhar contratos, termos aditivos, apostilamentos e demais instrumentos jurídicos;

V - publicar o extrato dos contratos do Campus no Diário Oficial da União;

VI - propor à Diretoria de Administração e Planejamento, de acordo com a especificidade do contrato e área de conhecimento e atuação dos servidores do Campus, os fiscais de contratos;

VII - estabelecer prazos para cada fiscal de contrato apresentar as notas fiscais, sob sua responsabilidade, atestadas para registro e posterior encaminhamento ao Setor Financeiro;

VIII - avaliar constantemente a qualidade da execução contratual, propondo, sempre que cabível, medidas que visem reduzir gastos e racionalizar os serviços para subsidiar à Diretoria de Administração e Planejamento nas tomadas de decisões referentes aos contratos;

IX - subsidiar a comunicação entre o Campus e as empresas contratadas de acordo com a legislação vigente;

X - gerir, orientar e/ou acompanhar os fiscais no acompanhamento e fiscalização da execução dos Contratos de acordo com a legislação vigente;

XI - realizar o processamento dos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico financeiro dos contratos do Campus e verificar os pressupostos e documentos necessários;

XII - manter arquivo com documentação referente às empresas contratadas e anotar todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, com vistas à regularização das faltas ou defeitos observados;

XIII - emitir, sempre que necessário, relatório da execução dos contratos no campus e fazer o encaminhamento para os setores ou órgãos competentes;

XIV - elaborar normas e procedimentos referentes ao andamento das atividades e rotinas desta coordenação, a serem apreciadas pelo Conselho de Campus;

XV - realizar e divulgar relatórios, com periodicidade anual, sobre as atividades executadas da área;

XVI - designar o seu substituto em caso de afastamento legal, dentre os servidores do quadro de pessoal efetivo permanente, lotados nesta coordenação;

XVII - realizar outras atividades correlatas e afins.

• Transporte

I. Assessorar e supervisionar a execução das atividades de abastecimento, conservação, manutenção e utilização dos veículos oficiais;

II. Supervisionar e fiscalizar a aplicação das normas relativas à utilização, manutenção e conservação de veículos, bem como dos dispositivos e normas legais de trânsito;

III. Controlar e registrar o consumo de combustíveis e a quilometragem rodada;

IV. Controlar os custos de manutenção e reparos dos veículos, elaborando demonstrativos das despesas correspondentes;

V. Manter atualizado o cadastro de veículos;

VI. Controlar e distribuir cotas de combustíveis dos veículos elaborando demonstrativos das despesas correspondentes;

VII. Controlar a movimentação de veículos da Instituição;

VIII. Proceder o abastecimento, lubrificação e lavagens dos veículos, registrando o consumo de combustíveis, lubrificantes e demais despesas realizadas;

IX. Manter os veículos em perfeitas condições para o pronto uso;

X. Atender às solicitações e elaborar a programação de uso dos veículos:

XI. Manter atualizada e regularizada a documentação dos veículos, promovendo o registro, licenciamento e renovações;

XII. Proceder à avaliação em veículos do Campus por danos causados em acidentes e propor a abertura de processo administrativo para a apuração de responsabilidades, quando couber;

XIII. Promover a baixa ou transferência de propriedade de veículos de acordo com as normas vigentes;

XIV. Realizar outras atividades correlatas e afins.

• Financeiro

I - Receber documentos fiscais;

II - Analisar os documentos para realizar os estágios de liquidação e pagamento da despesa;

III - Apropriar no sistema as notas fiscais liquidadas;

IV- Realizar o pagamento dos documentos conforme o recebimento do sub repasse do recurso;

V - Elaborar e atualizar planilhas com dados da execução financeira do Campus;

VI- Arquivar os documentos após a realização dos procedimentos financeiros;

VII - Operacionalizar o sistema SCDP na realização da liquidação e pagamento das diárias;

VIII - Fornecer informações solicitadas pelos gestores, credores e demais interessados;

IX - Acompanhar a legislação relacionada às atividades do financeiro.

• Contabilidade

I - Produzir operações de contabilidade analítica dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

II-Extrair, mensalmente, relatório em nível de conta corrente com posições orçamentárias, financeiras e patrimoniais e proceder a sua análise, para ajuste e regularização de equação;

III - Proceder à análise mensal dos balancetes orçamentários, financeiros, patrimoniais e das variações patrimoniais, para ajuste e regularização de equação;

IV - Extrair relatórios de contas contábeis com os dados necessários à elaboração da prestação de contas do exercício;

V - Verificar a coerência nos processos de aquisição de compra de equipamentos, material permanente, material de consumo e prestação de serviços, quanto à adequação do registro contábil;

VI - Proceder à análise do registro da conformidade diária, para subsidiar o registro da conformidade contábil;

VII - Registrar a conformidade contábil no sistema SIAFI, observando os prazos definidos pelos órgãos setoriais;

VIII - Acompanhar a atualização da legislação tributária federal, estadual e municipal para subsidiar a analise das declarações a ser transmitida considerando os tributos recolhidos, comunicando as divergências apontadas a Coordenação Financeira;

IX - Acompanhar as mudanças no plano de contas e método de operacionalização da contabilização no SIAFI para orientação a Coordenação Financeira;

X - Acompanhar e adotar as orientações recomendadas pelas Setoriais de Contabilidade de Órgão;

XI - Acompanhar e adotar a norma de execução do encerramento do exercício;

XII - Analisar, ajustar e transmitir às declarações dos tributos e contribuições federais, estaduais e municipais, quando houver, observadas as atualizações das legislações pertinentes;

XIII – Proceder analise e a elaboração das demonstrações financeiras do campus para atendimento à setorial de órgão quanto à elaboração das notas explicativas;

XIV - Proceder à conciliação dos encargos do INSS verificando a compatibilidade entre o valor apurado e recolhimento dos serviços prestados por pessoa física para orientação a Coordenação Financeira quanto a divergência de recolhimento e transmissão de declaração;

XV – Providenciar a parametrizar e homologação dos códigos de recolhimento;

XVI – Solicitar e acompanhar as aplicações financeiras na conta única da união no Banco Central – BACEN do Campus, quando houver, a setorial de Órgão;

XVII - Proceder à conciliação do saldo de estoque de almoxarifado, verificando a apropriação correta dentro da classificação contábil mensalmente, considerando relatório encaminhado pela Coordenação de Almoxarifado;

XVIII -Proceder à conciliação do registro contábil do Ativo Imobilizado e Intangível, considerando posição atualizada dos relatórios extraídos mensalmente pela Coordenação de Patrimônio, verificando a apropriação correta da classificação contábil do bem, informando as divergências aos setores envolvidos para adoção de providencias e ajuste;

XIX - Proceder ao registro da depreciação, exaustão e amortização no sistema, de acordo com os relatórios apresentados mensalmente pela Coordenação de Patrimônio, verificando a apropriação correta da despesa no resultado do exercício e na classificação contábil do bem em desgaste, informando as divergências aos setores envolvidos para adoção de providencias e ajuste;

XX – Proceder aos ajustes e regularização nas contas contábil, observando os prazos de fechamento mensal.

XXI - Realizar outras atividades correlatas e afins.

• Orçamento

I - Auxiliar na elaboração da proposta orçamentária anual do Campus;

II - Emitir as notas de empenho das despesas do Campus;

III - Cadastrar empenhos de diárias e passagens no SCDP;

IV - Acompanhar a liberação dos limites de crédito pela Reitoria, distribuindo o orçamento conforme critérios e necessidades da instituição;

V - Intermediar as solicitações de liberação de crédito orçamentário junto à Reitoria;

VI - Fornecer informações solicitadas pelos gestores, credores e demais interessados;

VII - Acompanhar a legislação orçamentária;

VIII - Acompanhar a execução das despesas contínuas;

IX - Consultar regularmente os saldos de empenho em restos a pagar, providenciando o cancelamento quando não houver pendência de pagamento junto ao credor;

X- Manter atualizado o CPE - Cronograma de Previsão de Empenho.