Diretoria de Gestão Contábil, Orçamentária e de Finanças

Art. 148 A Diretoria de Gestão Contábil, Orçamentária e de Finanças, dirigida por um(a) diretor(a), possui como atribuições:

I. Assessorar o(a) Pró-Reitor(a) da PROAP do IFBA em todos os assuntos relacionados com a programação do orçamento;

II. Avaliar constante e sistematicamente os convênios, contratos e condições operacionais do IFBA, visando à ampliação da eficiência de seus serviços

produtividade; à redução efetiva de seus custos de operação; ao seu financiamento; à sua expansão; ao seu dimensionamento econômico; à sua organização administrativa e às condições de utilização dos recursos humanos e materiais;

III. Estudar a distribuição de recursos do Instituto segundo os seus fins legais, estatutários e programáticos de ensino, pesquisa e extensão;

IV. Elaborar, conjuntamente com os Setores Estratégicos, a Proposta Orçamentária do Instituto, anual e plurianual, dos Orçamentos Sintético e Analítico e demais instrumentos de controle orçamentários interno e respectivas alterações;

V. Elaborar/examinar os convênios de assistência financeira ou técnica;

VI. Assessorar o Reitor na elaboração do Relatório Anual e outros documentos sobre a administração do Instituto;

VII. Elaborar a prestação de contas mensal e anual, convênios de assistência financeira ou técnica e balanço financeiro anual.

Art. 149 O Departamento de Execução Orçamentária, chefiado por um(a) chefe, possui como atribuições:

I. Coordenar a execução orçamentária do IFBA;

II. Supervisionar e acompanhar a execução das atividades nas respectivas Coordenações. 

Art. 150 A Coordenação de Programação Orçamentária, Créditos Adicionais e Base Externa, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Participar do processo de elaboração da proposta orçamentária anual, no sistema SIDOR/SIMEC;

II. Solicitar os créditos adicionais e alterações do orçamento do IFBA conforme previsto em lei;

III. Acompanhar a execução do orçamento e dos créditos adicionais previsto na lei orçamentária anual;

IV. Acompanhar os termos de contratos e convênios para compor a base de solicitação na base externa;

V. Acompanhar e analisar as reestimativas da receita própria;

VI. Coletar dados para inclusão na proposta orçamentária anual;

VII. Acompanhar e analisar a reestimativa dos gastos com pessoal, benefícios e custeio da manutenção básica com vistas a solicitação de suplementação orçamentária;

VIII.Classificar as despesas a serem empenhadas por natureza de gasto e ações previstas no PPA; IX. Emitir relatórios gerenciais de acompanhamento do orçamento;

X. Acompanhar e cumprir as normas e instruções emanadas dos órgãos centrais do sistema orçamentário;

XI. Manter arquivo atualizado das normas e instruções inerentes a orçamento;

XII. Fornecer dados do cumprimento da execução do PPA das ações previstas na LOA aos diversos órgãos e setores; XIII.Acompanhar a execução da despesa conforme o quadro de detalhamento de despesas;

XIV.Fornecer informações aos diversos setores e órgãos sobre o detalhamento de despesa e acompanhamento dos créditos referentes a emendas, portarias e convênios;

XV. Supervisionar, acompanhar e orientar a execução orçamentária nos novos Câmpus.

Art. 151 A Coordenação de Prestação de Contas dos Convênios e Portarias, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Identificar o projeto a partir do recebimento do crédito orçamentário;

II. Identificar o setor responsável pelos projetos para identificação do gestor do convênio e/ou portaria recebido(a) através de dotação;

III. Consultar o Diário Oficial da União em busca de publicação de portarias e convênios autorizados;

IV. Recepcionar as Notas Fiscais referentes a convênio e portarias enviados pela Coordenação de Execução Financeira para análise (controle pré-pagamento);

V. Analisar as Notas fiscais referentes a convênios e portarias e devolver a Coordenação de Execução Financeira para pagamento;

VI. Acompanhar mensalmente a execução dos Convênios e Portarias no SIAFI elaborando planilhas eletrônicas;

VII. Organizar as cópias dos comprovantes de todas as despesas realizadas (nota fiscal, fatura, recibo, DARF) e dos respectivos documentos de pagamentos (ordem bancária de banco, ordem de pagamento, ordem bancaria de crédito), mensalmente;

VIII.Apresentar o relatório de acompanhamento da execução com a finalidade gerencial;

IX. Elaborar o Relatório de Execução Físico – Financeira;

X. Elaborar o Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa;

XI. Elaborar a Relação de Pagamentos;

XII. Organizar o Processo de Prestação de Conta de acordo com Portaria de Convênios conforme legislação;

XIII.Anexar relatórios;

XIV.Promover a execução Físico-Financeira;

XV. Promover o demonstrativo da execução da Receita e Despesa;

XVI.Relacionar os pagamentos; XVII.Solicitar e cobrar do gestor do Convênio ou Portaria o Relatório de Cumprimento do Objeto;

XVIII. Solicitar e cobrar periodicamente do gestor do Convênio ou Portaria o Plano de Trabalho – PPT;

XIX.Solicitar e cobrar do gestor do Convênio ou Portaria a cópia do Termo de Aceitação Definitiva da Obra;

XX. Solicitar e cobrar do suporte documental a cópia do despacho adjudicatório e homologação das licitações realizadas ou justificativas para dispensa ou inexigibilidade, com embasamento legal;

XXI.Solicitar e cobrar do gestor do Convênio ou Portaria a cópia do Termo de Convênio e seus Termos aditivos.

XXII.Organizar o Processo de Prestação de Contas de acordo com as portarias especificas da SESU e SETEC:

XXIII. Enviar os Processos de Prestação de Contas à unidade Concedente;

XXIV. Guardar e arquivar as cópias dos Processos de Prestação de Contas após aprovação pelo órgão concedente.

Art. 152 O Departamento de Execução Financeira, chefiado por um(a) chefe, possui como atribuições:

III. Coordenar as atividades ligadas ao financeiro do IFBA;

IV. Supervisionar e acompanhar as atividades desenvolvidas pelas suas coordenações.

Art. 153 A Coordenação de Execução Financeira, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Proceder à prévia análise dos processos apresentados para pagamento considerando-se: validade do documento fiscal, fonte de recurso, tipo de empenho, elemento de despesa, valores e atestos. Quando necessário, solicitar reforço de empenho ao Departamento de Orçamento;

II. Separar os processos de pagamento referentes a convênio e enviar para a Coordenação de Convênios;

III. Proceder à análise das retenções fiscais (Impostos Federais* e Municipais e Contribuições Federais) dos processos de pagamento mediante legislação em vigor, documentos apresentados pelo fornecedor do material/serviço e consulta ao SICAF;

IV. Distribuir os processos de pagamento para lançamento da liquidação SIAFI, separados por portarias e convênios, emitindo Nota de Sistema (NS) em seu respectivo e Documento Hábil (NP, RP, NO, AV), bem como Lançamentos de Lista de Credor (LC), de banco (LB) e de Fatura (LF), quando operacionalmente necessárias;

V. Distribuir os processos de pagamento para inclusão dos tributos no CPR emitindo documentos de recolhimento de tributos (OB, DR, DF, GP...) nos termos da legislação específica;

VI. Distribuir os processos de pagamento para confirmação de pagamento no CONFLUXO, separados por portarias e convênios, emitindo ordens Bancárias (OBs). Nos dias em que houver pagamento de faturas, informar aos gestores sobre a necessidade de Homologação destes pagamentos no programa especifico;

VII. Imprimir, diariamente, o relatório de conformidade dos documentos registrados no dia anterior;

VIII.Imprimir, diariamente, os Relatórios tipo RT e RE e providenciar análise dos pagamentos realizados no dia anterior;

IX. Enviar os relatórios tipo RT, RE, de conformidade e documentos do movimento financeiro do dia anterior para a Coordenação de Contabilidade para a Conformidade de Gestão;

X. Enviar os relatórios tipo RT, RE, de conformidade para a assinatura pelo Ordenador de Despesa e Gestor Financeiro;

XI. Enviar o relatório tipo RE para o Banco do Brasil;

XII. Remeter processos e documentos de débito e crédito à Coordenação de Contabilidade para análise, classificação;

XIII.Realizar os compromissos decorrentes ao pagamento da folha de pessoal;

XIV.Recolher os tributos e contribuições da folha de pagamento de pessoal;

XV. Informar aos gestores a confirmação do pagamento da folha de pessoal para Homologação;

XVI.Emitir o pagamento das diárias através do SCDP;

XVII.Atender ao público em geral, prestando informações aos credores e servidores(as) sobre pagamentos e recolhimentos efetuados;

XVIII. Preparar as declarações e comprovantes decorrentes de obrigações acessórias (declaração de pessoa física e comprovante de recolhimento do INSS);

XIX.Emitir a Guia de Recolhimento da União – GRU;

XX. Lançar no CPR/SIAFI a liquidação do Suprimento de Fundos;

XXI.Verificar qual documento é válido para a definição de optante ou não pelo SIMPLES e SIMP: consulta ao site da SRFB ou declaração do fornecedor;

XXII.Verificar possibilidade de delegação de senhas para homologação.

Art. 154 A Coordenação de Análise e Programação Financeira, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Proceder à proposta de Programação Financeira. Pagamentos referentes a convênios e portarias devem ser previamente validados pela coordenação de convênios;

II. Acompanhar o cronograma de desembolso à vista da receita prevista, despesa realizada e dos recursos recebidos;

III. Acompanhar e controlar os depósitos de terceiros e as cauções;

IV. Enviar para a Contabilidade a necessidade de classificação de códigos para que seja parametrizado e homologado;

V. Analisar os recibos e recolhimentos de pagamentos de salários, vale transporte e auxílio alimentação, tributos e contribuições das empresas de serviços continuados e obras (controle fiscal dos contratos);

VI. Verificar a autenticidade da GFIP dos contratos terceirizados e promover a liberação da NFPS para coordenação de pagamento;

VII. Acompanhar, controlar e analisar a execução financeira dos contratos;

VIII.Arquivar os comprovantes de retenção de FGTS, INSS e GFIP´S das empresas de contrato continuado e obras;

IX. Solicitar as diárias e passagens da Coordenação Financeira;

X. Enviar a relação de retenção e recolhimento do INSS sobre serviços de pessoa física para a DGP;

XI. Orientar a equipe envolvida no lançamento de notas fiscais sobre as mudanças ocorridas no CPR;

XII. Orientar a equipe envolvida com relação às mudanças ocorridas na legislação fiscal e da administração pública;

XIII.Proceder à análise do confluxo verificando as pendências e cancelamentos que constam no demonstrativo;

XIV.Analisar as despesas de exercícios anteriores confrontando com os restos a pagar observando a necessidade de reconhecimento de dívidas.

Art. 155 O Departamento de Execução Contábil, chefiado por um(a) chefe, possui como atribuições:

I. Coordenar a execução contábil do IFBA;

II. Supervisionar e acompanhar as atividades de suas coordenações. Art. 156 A Coordenação de Análise e Normas Contábeis e Suporte Documental, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Produzir operações de contabilidade analítica dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

II. Extrair mensalmente, relatório em nível de conta corrente com posições orçamentárias, financeiras e patrimoniais e proceder a sua análise;

III. Proceder à análise mensal dos balancetes orçamentários, financeiros, patrimoniais e das variações patrimoniais;

IV. Extrair relatórios de contas contábeis com os dados necessários à elaboração da prestação de contas do exercício;

V. Verificar a coerência nos processos de aquisição de compra de equipamentos, material permanente, material de consumo e prestação de serviços;

VI. Proceder à análise da conformidade diária e de suporte documental à vista da documentação que deu origem aos registros;

VII. Registrar a conformidade de gestão no sistema SIAFI, considerando a análise da conformidade diária e de suporte;

VIII.Acompanhar a atualização da legislação tributária federal, estadual e municipal para orientação ao setor financeiro;

IX. Acompanhar as mudanças no sistema SIAFI para orientação ao setor financeiro;

X. Promover a atualização, acompanhamento e aplicação das mudanças impostas pela Coordenação de Contabilidade do MEC;

XI. Acompanhar a norma de execução do encerramento do exercício;

XII. Promover a solicitação das diárias e passagens da coordenação contábil;

XIII.Cadastrar, alterar e emitir senha para os usuários no sistema SIAFI.

Art. 157 As atribuições do Suporte Documental são:

I. Manter arquivo organizado dos processos e documentos que deram origem as operações - suporte documental;

II. Atender as solicitações de liberação dos processos licitatórios, movimento diário e de suprimento de fundos;

III. Ao receber o movimento diário, verificar a existência de documentação que tenham ficado pendentes e cobrar ao setor contábil;

IV. Proceder à numeração das páginas em ordem sequencial.

Art. 158 A Coordenação de Folha de Pagamento, Ajuste, Regularização Contábil e Conciliação, coordenada por um(a) coordenador(a), possui como atribuições:

I. Proceder à conciliação do almoxarifado, verificando a apropriação correta dentro da classificação contábil mensalmente;

II. Proceder à conciliação do patrimônio, verificando a apropriação correta dentro da classificação contábil mensalmente;

III. Proceder à conciliação dos encargos do INSS verificando a compatibilidade entre o recolhimento e o serviço prestado pessoa física;

IV. Proceder à conciliação dos tributos municipais recolhidos para pessoa física e jurídica com o que foi lançado para a respectiva prefeitura mensalmente;

V. Lançar na DMS os tributos municipais recolhidos para cumprir a obrigação acessória;

VI. Proceder aos ajustes e regularizações necessários para a boa escrituração contábil;

VII. Registrar a conformidade contábil após proceder à análise dos ajustes e regularizações efetuadas mensalmente;

VIII.Promover a apropriação, regularizações e ajustes da Folha de Pagamento;

IX. Promover a apuração da Receita;

X. Apurar, apropriar e informar mensalmente, o valor a recolher do PASEP na forma da legislação vigente;

XI. Parametrizar e homologar os códigos de recolhimento;

XII. Acompanhar as aplicações financeiras na conta única da união no BACEN;

XIII.Extrair do sistema SIAFI o arquivo da DIRF e encaminhar ao CGRH para agregar as informações decorrentes da Folha de Pagamento de Pessoal e envio da documentação.