Qualificação contínua: Proap disponibiliza formações para servidores em ambiente virtual

Os(as) servidores(as) que atuam nas áreas administrativa, contábil, financeira, orçamentária, patrimonial e de gestão de materiais vinculados ao almoxarifado, do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia (IFBA), contam com uma plataforma virtual de formação contínua, com oferta de cursos, treinamentos e disponibilização de material de apoio, como textos e legislações, por exemplo. A ferramenta está disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), de Formação e Treinamento da PROAP/IFBA.

Pró-reitor de Administração, André Rocha. (Foto: acervo pessoal)

Todas as formações realizadas pela Pró-Reitoria de Administração e Planejamento (Proap) – e, consequentemente, sua equipe – são gravadas e disponibilizadas no ambiente virtual, para possibilitar o desenvolvimento de competências técnicas e administrativas com vistas ao nivelamento, padronização e difusão do conhecimento de forma sistemática. O objetivo é otimizar a gestão de processos institucionais e fomentar uma cultura de excelência e inovação nas atividades administrativas na Reitoria e nos campi.

De acordo com o pró-reitor de administração e planejamento, André Rocha, a ideia de criar uma ferramenta para treinar os servidores surgiu a partir das reuniões iniciais para validar o plano de gestão da Proap junto com toda equipe, logo no início da sua gestão à frente da Proap. Foi realizado um levantamento dos principais treinamentos e estabelecida uma agenda.

“Com a diversidade de campi (nós somos uma instituição multicampi e grande) e a constante entrada de novos servidores, mudanças na legislação, necessidade de padronizar procedimentos e ações, percebemos que era importante criar um ambiente que permitisse tanto a capacitação inicial quanto a atualização contínua de quem já está em exercício. A solução encontrada foi o Ambiente Virtual de Treinamento, que facilita o acesso a conteúdo de qualidade, de forma prática e adaptada à realidade dos nossos servidores, garantindo que todos tenham as mesmas oportunidades de qualificação, independentemente da localidade em que atuam”, explica.

Profissionais da Proap. (Foto: acervo pessoal)

André Rocha pontua que as primeiras formações de nivelamento foram realizadas pelos próprios servidores e, como o fez em outras oportunidades, destaca o alto nível de formação e qualificação dos profissionais da área administrativa do IFBA. “Decidimos que, primeiro, precisamos nivelar os conhecimentos na busca de manter um patamar comum de atuação e, a partir disso, buscar formações cada vez mais avançadas”, planeja o pró-reitor, que – em proporção menor – realizou rodas de capacitações no campus Salvador, quando foi diretor de administração e planejamento, e vislumbra profissionalizar e institucionalizar a iniciativa para mais a frente pensar em “uma espécie de universidade corporativa do IFBA para formação continuada de servidores”.

Mais eficiência e segurança

Para o pró-reitor, a padronização dos procedimentos, em áreas como patrimônio e almoxarifado, por exemplo, contribui para o controle, monitoramento, ajuda a evitar erros e irregularidades, e otimiza o uso dos bens da instituição, bem como os servidores atuam de forma mais ágil e assertiva, melhorando a prestação de serviços para a comunidade interna e externa.

“Essas qualificações impactam diretamente na eficiência e eficácia da gestão institucional. Um exemplo prático é a formação para o planejamento e execução de contratações, permitindo a cada unidade ter autonomia na formação de processos licitatórios, em face da nova Lei de Licitações nº 14.133/2021 que substituiu a antiga Lei (8.666/1993), o que pode melhorar a qualidade da execução orçamentária, melhorar a qualidade e eficiência das contratações e redução dos custos de contratações considerando a possibilidade do fomento de contratações compartilhadas. Essas ações ajudam na melhoria na execução orçamentária e financeira, onde os servidores capacitados conseguem fazer uma previsão de despesas mais precisa, evitar desperdícios, custos de transações e garantir que os recursos sejam bem aplicados”, exemplifica.

Ainda ilustra: “Outro exemplo é a melhoria da gestão do setor de contratos, organização de documentos na formalização da contratação, gestão de contratos e fiscalização dos contratos administrativos, já que temos uma quantidade de contratos administrativos alta em nossa instituição e precisamos que os fiscais e gestores exerçam uma atuação eficiente, que reduza ou mitigue erros que podem gerar perdas orçamentárias e financeira e melhore a eficiência da execução dos gastos administrativos”.

Formações

A primeira formação cadastrada foi sobre “Planejamento da Contratação a luz da Lei 14.133/2021”, em meados de setembro, com seis encontros de quatro horas. Também já estão disponíveis: “Gestão e fiscalização de contratos administrativos e penalidade administrativa”, com cinco encontros de quatro horas; “EFD-REINF [Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais]”, com um encontro de quatro horas; “SIAFI WEB”, com dois encontros de quatro horas; e “Indicadores de gestão administrativa e acadêmica”, com quatro horas.

Treinamento presencial na Reitoria. Foto: Arquivo pessoal

Após realização, a gravação de todos os treinamentos fica disponível para permitir que os servidores possam realizar os cursos a qualquer tempo. “Assim, oferecemos flexibilidade para quem precisa se capacitar sem comprometer suas responsabilidades diárias”, afirma o pró-reitor.

André Rocha explica ainda que: “Os treinamentos não são apenas a formação. Criamos uma metodologia de mentoria, que deve começar na segunda semana de outubro, cujo objetivo agora é, além de treinar, podermos atuar em discussões e soluções de problemas específicos que acontecem na Reitoria e nos campi, permitindo a solução prática de problemas específicos e, com isso, subsidiar manuais, guias, procedimentos e orientações, buscando a padronização dos processos administrativos da nossa instituição”.

Há previsão de realização de outros cursos nas temáticas: “Uso do Power BI na gestão administrativa”, “Elaboração de plano de trabalho para execução de TEDs”, “Gestão e controle patrimonial no IFBA: riscos e oportunidades”, “Implantação do sistema SIADS almoxarifado e patrimonial”, “Gestão de processos na administração pública” e “Elaboração de relatório de execução orçamentária”. Todas essas ações podem ser consultadas no Plano de Gestão da Proap.

Já para ter acesso diretamente aos cursos, o servidor deve entrar na página AVA Proap e seguir as orientações abaixo. 

Passo a passo. (Infográfico: Álefe Torquato, sob a supervisão de Vitória Andrade)

AVA

Na apresentação do Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), do IFBA, a ferramenta é descrita como “conjunto de elementos tecnológicos disponíveis na internet. É um local virtual onde são disponibilizadas ferramentas que permitem o acesso a um curso ou disciplina e também permitem a interação entre os alunos, professores e monitores envolvidos no processo de ensino-aprendizagem. O AVA possibilita a oferta de uma sala de aula virtual para o acompanhamento dos alunos e a realização de atividades de aprendizagem. Os AVAs rompem os limites da sala de aula presencial e favorecem a formação de comunidades virtuais de aprendizagem”.