Iniciada a descentralização das atividades da área de Gestão de Pessoas no IFBA
Até o final de 2023, pelo menos 15 procedimentos administrativos que hoje dependem de ações da Diretoria de Gestão de Pessoas (DGP) serão realizados pelas Coordenações de Gestão de Pessoas (CGPs) ou área correlata dos 22 campi do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia (IFBA). É o que prevê o cronograma do Relatório Final do Grupo de Trabalho que elaborou a proposta de critérios, procedimentos e ações para efetivação da descentralização das atividades da área de Gestão de Pessoas no âmbito das unidades do IFBA.
Instituído pela Portaria n° 3310, de 09 de setembro de 2022, o GT é composto por representantes da DGP, das CGPs dos campi de Santo Antônio de Jesus, Valença, Seabra e Juazeiro, além de duas consultoras externas do Instituto Federal do Sudeste de Minas Gerais (IF Sudeste MG). Entre agosto de 2022 e março de 2023, foram realizadas oito reuniões do Grupo de Trabalho.
- Luzia Mota, reitora do IFBA (Foto: André Almeida)
"Além de haver alteração nos fluxos dos processos, entendemos que a descentralização trará um menor tempo para a resolução das demandas dos servidores e uma maior eficiência nas repostas, já que muitas demandas poderão ser contempladas no próprio campus sem necessidade de envio para a Reitoria”, avalia o diretor de Gestão de Pessoas do IFBA, Raul Queiroz. Ele confirma que, inicialmente, serão descentralizadas as 15 ações mencionadas no relatório do GT de Descentralização, cuja íntegra está disponível na página da DGP. “Entendemos que a descentralização de outras atividades só deverá ser pensada após a comunidade se habituar às mudanças e os novos fluxos se consolidarem no cotidiano da instituição”, explica.
“A descentralização trará melhorias para nossos servidores e servidoras, contribuirá para o fortalecimento da autonomia administrativa dos campi e possibilitará que a Diretoria de Gestão de Pessoas atue de forma mais sistêmica e estratégica, direcionando sua expertise para políticas, planos e ações mais voltadas ao desenvolvimento e à qualidade de vida no trabalho dos servidores e servidoras”, declara a reitora do IFBA, Luzia Mota.
ATIVIDADES E PROCESSOS QUE SERÃO FEITOS PELOS CAMPI
Para Thaís Leite, chefe do Departamento de Administração e Pagamento (Deap) da DGP, “a principal mudança é na celeridade dos processos tendo em consideração que no campus existe uma maior proximidade dos servidores e suas demandas”. Ela cita como exemplo a solicitação de auxílio-transporte. Neste caso, explica Thaís, é necessário verificar o percurso entre a residência e o local de trabalho e vice-versa, os valores das despesas com cada percurso com o transporte e o número de dias por mês nos quais é utilizado o auxílio transportes. “São informações que podem ser verificadas dentro do campus [de lotação do(a) servidor(a)], o que torna o processo mais eficiente”, afirma. Além disso, Thaís destaca que a descentralização “contribuirá para melhorar a entrega de resultados e dirimir o volume de processos atualmente gerenciados no Departamento”.
Confira a lista dos 15 procedimentos cuja execução deve estar sob a responsabilidade das Coordenações de Gestão de Pessoas dos campi até o final de 2023. Entre as atividades listadas, 11 delas estão atualmente sob a responsabilidade do Departamento de Administração e Pagamento (Deap), portanto centralizados na Reitoria.
MAIS AGILIDADE NO ATENDIMENTO AOS(ÀS) SERVIDORES(AS)
- Raul Queiroz, diretor de Gestão de Pessoas (Foto: arquivo pessoal)
Nem todos os procedimentos realizados hoje pela Diretoria de Gestão de Pessoas, vinculada à Reitoria, serão assumidos pelos campi. “Certos procedimentos devem ficar concentrados na DGP em virtude do caráter sistêmico ou muito específico de certas demandas. Ações ligadas à Previdência do servidor (aposentadoria, pensão, abono de permanência etc.) continuarão concentrados na DGP em virtude do grau de especialidade necessário para atendimento dessas demandas. Movimentação entre os campi ou entre o IFBA e outras instituições também continuarão a ser tratadas na Reitoria”, esclarece Raul Queiroz, diretor da DGP. Segundo ele, a Diretoria também passará a atuar “preponderantemente” como orientadora para os setores de gestão de pessoas dos campi e “também atuará como unidade recursal para processos e procedimentos que não possam ser sanados nos campi e demandem uma intervenção por parte da DGP”.
Com a diminuição de atividades operacionais que hoje estão concentradas na Reitoria em virtude de concentração de muitos processos na DGP, as demandas mais operacionais poderão ser tratadas no próprio campus de exercício do(a) servidor(a) e “a DGP poderá se concentrar mais em políticas e planejamento na área de desenvolvimento de servidores, qualidade de vida no trabalho entre outras iniciativas”, complementa Raul.
- Suélia Braga, coordenadora de Gestão de Pessoas do campus Seabra (Foto: acervo pessoal)
De acordo com Raul Queiroz, a mudança “poderá ser percebida imediatamente” pelos(as) servidores(as) com a implantação das primeiras atividades descentralizadas. Isso porque, detalha, com o formato atual (centralizado) e a concentração de um grande volume de atividades e procedimentos na DGP, “uma estrutura condensada e distante da realidade local”, as demandas dos(as) servidores(as) não têm sido atendidas de forma ágil, o que será possibilitado com a descentralização. Um exemplo prático é o fato de que atualmente, quando o(a) servidor(a) necessita da emissão de declaração de dados pessoais e funcionais, seu pedido é encaminhado à Diretoria de Gestão de Pessoas, e esta solicitação “entra na fila” para ser atendida. Vale lembrar que o IFBA conta com mais de 3.300 servidores(as). Dependendo do volume de processos, a solicitação de um(a) servidor(a) pode ser atendida em 30 ou mais dias.
Com a descentralização, em um campus com 200 servidores, por exemplo, esta solicitação poderia ser atendida em no máximo 10 dias, “com um grau de resolutividade muito maior e eficiente, considerando percurso do fluxo processual e a tramitação de documentos”.
Ou seja, uma das vantagens que a descentralização trará é a agilidade naqueles atendimentos que requerem baixa/média complexidade de execução, o que se traduzirá em melhorias, “inclusive, no clima organizacional”.
“Mais rapidez e agilidade nas respostas dos processos e atendimento da demanda, autonomia e um contato direto. Os prazos para atendimento dessas demandas ficarão mais curtos, possibilitando o acompanhamento direto das ações do setor, comunicação direta e mais eficiente, possibilitando conhecer melhor a realidade de cada servidor, para ajudar em nossas ações e contribuir diretamente com a melhoria na qualidade de vida e profissional dos servidores do campus”, resume a coordenadora de Gestão de Pessoas do campus Seabra, Suélia dos Santos Braga, e membro do Grupo de Trabalho que elaborou a proposta da descentralização.
- Ivanilson Soares de Souza, da CGP do campus Santo Antônio de Jesus (Foto: acervo pessoal)
“Com essa ação funcionando a contento, haverá uma dinâmica maior nas questões que envolvem a carreira dos Técnicos Administrativos [TAEs] e docentes, e uma proximidade maior entre as Coordenações de Gestão de Pessoas e os servidores”, declara Ivanilson Soares de Souza, da CGP do campus Santo Antônio de Jesus, integrante do GT da Descentralização.
Ivanilson afirma que a descentralização “é algo importante e desejado”, ao ressaltar que “é preciso que haja um engajamento de todos envolvidos no processo e que seja feita de forma planejada e paulatina para promover segurança para os Coordenadores nos campi”.
CAPACITAÇÃO E FORTALECIMENTO DA ESTRUTURA DAS CGPs
- Quadro - Resultado do BIRT específico para fortalecimento das CGP
A reitora do IFBA, Luzia Mota, destaca o fato de que desde 2022, vêm sendo implementadas medidas e ações em prol do fortalecimento das Coordenações de Gestão de Pessoas dos campi, de forma a garantir a estrutura de pessoal “que os próprios campi consideram o ideal”, explica.
Após análise dos dados e das informações prestadas, o Grupo de Trabalho responsável pelo estudo e elaboração de proposta de descentralização verificou que 10 campi do IFBA possuem a estrutura completa do seu quadro de pessoal e 12 campi ainda têm quadros de pessoal incompletos. De acordo com a Reitoria, esta situação será resolvida com convocação de profissionais aprovados(as) no concurso público realizado em 2022 pelo Instituto.
Outra medida implementada para fortalecer as Coordenações de Gestão de Pessoas dos campi foi a realização da Chamada Pública de Vagas nº 01, de 09 de março de 2022 – BIRT (SEI n o. 23278.001927/2022-26). Com a Chamada os campi Feira de Santana, Juazeiro, Lauro de Freitas, Santo Antônio de Jesus, Simões Filho, Salvador, Vitória da Conquista e a Reitoria foram contemplados e aguardam a nomeação de novos(as) servidores(as), oriundos(as) do último concurso, para efetivação da remoção.
Além disso, cita Raul Queiroz, foram realizadas 10 redistribuições, por meio do Banco de Intenção de Redistribuição do IFBA, para os campi Barreiras, Brumado, Camaçari, Eunápolis, Ilhéus, Jequié, Paulo Afonso, Valença e Ubaitaba, com duas redistribuições.
“Os primeiros concursados, que devem ser convocados ainda neste mês de maio, são para completar o quadro das CGPs”, afirma o diretor da DGP, Raul Queiroz, ao sublinhar que esta ação se soma ao conjunto de medidas adotadas para assegurar que todas as Coordenações de Gestão de Pessoas dos campi “disponham da estrutura de pessoal adequada para avançarmos juntos na descentralização”.
Outros aspectos importantes também foram identificados no diagnóstico feito pelo GT responsável pela análise e elaboração da proposta de Descentralização de procedimentos de Gestão de Pessoas no IFBA. Um deles é a necessidade capacitar os(as) servidores(as) para o exercício das funções de gestão de pessoas nos campi. “Constatou-se ainda que, embora com os seus quadros de pessoal completos e mesmo considerando as limitações orçamentárias e administrativas, os campi deverão promover o fortalecimento das suas unidades de gestão de pessoas, no sentido de elaborar um cronograma de execuções/realizações com a finalidade de viabilizar a participação dos servidores, que desempenham atividades de gestão de pessoas no campus, em treinamentos e cursos de capacitação voltados para essa área específica (gestão de pessoas)”, detalha o Relatório produzido pelo Grupo de Trabalho. 
A reitora do IFBA explica que a descentralização prevê o desenvolvimento de um projeto de pesquisa, de capacitação, acompanhamento e avaliação do processo de descentralização. De acordo com a gestora, este projeto se desenvolverá através de uma equipe que será formada através de uma chamada pública específica, que concederá bolsas para servidores da Gestão de Pessoas do IFBA e de outras instituições.
O diretor de Gestão de Pessoas, Raul Queiroz, destaca que, em atendimento a um pedido das CGPs, foi desenvolvido um sistema, para convocação e acompanhamento dos professores substitutos. O sistema de convocação de substitutos está pronto e passará a ser utilizado após a capacitação dos(as) servidores(as) das Coordenações de Gestão de Pessoas.
“Os trabalhos de análise e construção da proposta de Descentralização realizados pelo GT - que conta com representantes de CGPs de campi do Instituto, vale lembrar – apresentou um diagnóstico das demandas dos campi e das providências necessárias para implementarmos com êxito o processo de descentralização. Tais providências já começaram a ser adotadas para que os campi disponham de pessoal capacitado e da estrutura necessária para assumirem com segurança as atividades que serão descentralizadas”, afirma Raul.
DESAFIOS DA DESCENTRALIZAÇÃO
“O maior desafio sem dúvidas é o alinhamento entre a DGP e os campi, no que diz respeito à capacitação completa e substancial para que haja firmeza na tomada de decisões”, sustenta Ivanilson de Souza, do campus SAJ. A análise de Thaís Leite, chefe do Departamento de Administração e Pagamento, da Diretoria de Gestão de Pessoas, sobre o assunto é totalmente convergente com a visão do coordenador de Gestão de Pessoas do campus SAJ. “O maior desafio do processo de descentralização é o alinhamento entre as CGPs e a DGP, e o treinamento destas atividades”, diz Thaís.
Na avaliação de Suélia Braga, que chefia a Coordenação de Gestão de Pessoas do campus Seabra, o maior desafio para que a implementação da descentralização seja exitosa envolve três aspectos principais. “Primeiro, dar condições humanas para o setor: atuar frente a tantas demandas exige mais servidores atuando no setor. Em segundo lugar, os treinamentos e capacitações – o servidor para atuar frente a essas demandas além de conhecimento das Leis, dos sistemas, é preciso estar bem preparado, ter treinamento adequado”, afirma, ao qualificar como “muito importante” a necessidade de “unificar os procedimentos e documentos relacionados às demandas”.
Entre os principais desafios para o êxito do processo de descentralização das atividades da área de Gestão de Pessoas mencionados pelo gestor da DGP, Raul Queiroz, está a mudança da cultura organizacional. Raul afirma que modificar um modelo de gestão “não é uma tarefa fácil” porque requer a incorporação de novos hábitos, novos fluxos e sobretudo uma nova forma de compreensão dos processos. Entretanto, ressalta, a mudança cultural é “necessária e urgente” para que seja possível atender as novas práticas institucionais. “No entanto, o ritmo da mudança demanda diálogo, cuidados, investimentos e o imprescindível engajamento de todos os envolvidos. Não pode ser uma ação isolada”, sustenta Raul.
- Nilva do Carmo, consultora externa do do IF Sudeste-MG (Foto: acervo pessoal)
Nilva Celestina do Carmo, uma das consultoras externas, do IF Sudeste-MG, que integra o Grupo de Trabalho responsável pela proposta da descentralização da gestão de pessoas no IFBA, avalia aspectos sobre a descentralização das atividades da área de Gestão de Pessoas e como o processo contribui para a melhoria da gestão de pessoas numa instituição multicampi como o IFBA. Segundo ela, a descentralização de atividades em uma instituição de ensino, multicampi, especialmente aquelas diretamente ligadas à gestão de pessoas, “contribui para inúmeros fatores que interferem tanto na gestão institucional quanto na qualidade de vida dos servidores”. Nilva ressalta que, nos tempos atuais, a administração pública tem se dedicado a introduzir “uma mudança cultural, que visa a condução da gestão com ações ágeis e transparentes, voltadas para um atendimento humanizado e desburocratizado”.
Raul Queiroz ressalta que o processo de descentralização tem entre seus objetivos o desenvolvimento gerencial, com a adoção de inovações nos processos de planejamento, gestão e execução. “Por isso, a nossa perspectiva é a consolidação de uma gestão de pessoas do IFBA voltada a implementar os de direitos dos servidores e servidoras, com o propósito contribuir com a melhoria de resultados e indicadores nas atividades finalísticas do IFBA”, afirma o gestor da DGP. Ele enfatiza que a gestão de pessoas da instituição precisa estar alinhada a essas tendências para “sistematizar e otimizar suas atividades, responsabilidades e seus resultados”.
LINHA DO TEMPO
Desde que foi criado, o IFBA conta com a DGP, que antes era denominada Coordenação Geral de Recursos Humanos (CGRH) na estrutura do antigo Centro Federal de Educação Tecnológica da Bahia (Cefet-BA), instituição que antecedeu a criação do Instituto Federal da Bahia, em 2008. Há mais de 14 anos, os processos de gestão de pessoas são, quase em sua totalidade, centralizados na DGP.
“A formação da estrutura organizacional da DGP com processos de gestão de pessoas centralizados na unidade da Reitoria, implantada à época, praticamente permaneceu a mesma, ou seja, sem que houvessem as adequadas adaptações na área de pessoal, deste Instituto, para acompanhar a expansão multicampi”, resume o Relatório Final do Grupo de Trabalho instituído em 2022 para elaborar uma proposta de critérios, procedimentos e ações para efetivação da descentralização das atividades da área de Gestão de Pessoas no âmbito das unidades do IFBA.
“A atual gestão do Instituto propôs uma nova perspectiva de ordenamento da forma de exercer as atividades relacionadas à gestão de pessoas do IFBA. Essas mudanças têm o intuito de fornecer um melhor atendimento, brevidade e celeridade aos processos, consequentemente uma melhor entrega dos resultados”, esclarece o texto do Relatório.