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Proposta de migração do sistema de e-mails do IFBA será apresentada à comunidade em audiência pública

Proposta é a migração para o Google Workspace for Education. Além da Audiência, uma consulta prévia já está disponível no SUAP. Mais de 30 mil usuários, entre servidores e estudantes, utilizam o sistema de e-mails do Instituto.
por Iali Moradillo publicado: 20/08/2021 12h03, última modificação: 20/08/2021 12h03

No próximo dia 2 de setembro, às 14h, o Comitê de Governança Digital (CGD) do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia (IFBA) realizará uma audiência pública virtual com a comunidade interna para apresentar a proposta de migração do e-mail institucional, ZimbraMail, para o Google Workspace for Education.

Implantado em 2014, o atual sistema de e-mails utilizado no IFBA tem apresentado problemas técnicos , conforme explica o diretor de Gestão da Tecnologia da Informação (DGTI), Márcio Melo. “No decorrer dos anos, o ZimbraMail apresentou variados problemas técnicos em diversos momentos, revelando-se instável para alta disponibilidade desejada pela comunidade do IFBA”.

O diretor esclarece que, mesmo com a aquisição de servidores de hiper convergência, que aumentaram a capacidade de armazenamento e processamento, a demanda interna é muito grande.  “São mais de 30 mil usuários, entre servidores e estudantes. Além disso, a Instrução Normativa que regulamenta as aquisições de equipamentos de TI restringe a possibilidade de aquisições de equipamentos para estruturar datacenters". 

Design: Simone Lopes (Dgcom)

 “A indicação do Ministério da Economia e órgãos de controle é que se utilize cada vez mais serviços de nuvem. O que no médio prazo inviabilizará que o datacenter seja dotado de equipamentos que acompanhem o crescimento do volume de dados armazenados e do número de usuários”, justifica o gestor.

Márcio também detalha outros problemas como:  alto consumo de energia elétrica, provocada pela necessidade de funcionamento ininterrupta do servidor de e-mail, que também exige refrigeração constante, além dos custos de manutenção; insuficiência da solução de anti-spam, que gera bloqueio no recebimento e/ou envio de mensagens; demora no tempo de backup, devido ao grande volume de dados, e grande requisição da equipe da DGTI, que tem 50% do seu expediente laboral voltado para manutenção do serviço de e-mail,  “Em resumo, a motivação é pela necessidade  de prover um serviço de maior qualidade para a comunidade além de  trazer economia de recursos para a instituição, bem como possibilitar à equipe técnica reduzida da DGTI uma gestão mais eficiente do serviço”, complementa.

Em 2020, o Departamento de Redes e Telecomunicações (DRT) fez um estudo técnico para identificar alternativas de soluções técnicas que atendessem a alguns critérios considerados importantes para a área, como AntiSpam eficiente; Suporte Técnico Ativo para tratamento de incidentes; Solução compatível com termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD); Console gerencial (um tipo de interface administrativa amigável) ; Integração com Active Directory (sistema de autenticação); e, Preferencialmente solução de nuvem. Segundo o diretor, foram analisados diversos aspectos das diversas soluções possíveis, levando em consideração desde a viabilidade técnica, passando pelas viabilidades jurídica e financeira, além de considerar também as soluções utilizadas em instituições correlatas.

 CONSULTA PÚBLICA NO SUAP

 “O estudo concluiu que a solução mais indicada para o nosso cenário seria a utilização do Google Workspace for Education. Este estudo foi apresentado e aprovado pelo comitê de TI do IFBA. Em seguida passou pela análise da Procuradoria Jurídica e por fim analisado pelo Comitê de Governança Digital, que indicou a possibilidade da realização da consulta à comunidade através da audiência pública, antes da emissão de um parecer”, esclarece Márcio.

No momento, está disponível no Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), uma consulta pública a respeito do tema. Ao acessar a área, a comunidade encontra documentos validados pelo Comitê, contextualizando toda a situação e apresentando as vantagens e desvantagens da migração. Além disso, também há um espaço para manifestações, inclusive informar se concorda ou não com a alteração.

Caso a comunidade aprove, o IFBA deve contratar uma empresa para realizar o processo de migração do ZimbraMail, para o Google Workspace for Education”. Somente após essa etapa, será possível definir quando o novo sistema entrará em vigor, contudo, Márcio acredita que ainda este ano todo o processo seja concluído.