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Acessível por dispositivos móveis, nova versão do SEI será disponibilizada para a comunidade IFBA

Entre as novidades da versão atualizada, estão melhorias no mecanismo de busca, novas opções de pesquisa e o acionamento do corretor ortográfico do navegador.
por Bárbara Souza publicado: 26/07/2021 08h07, última modificação: 26/07/2021 08h11

Está prevista para o próximo mês de agosto a implantação pela Diretoria de Gestão da Tecnologia da Informação (DGTI) da nova versão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que traz novas funcionalidades e melhorias para os usuários do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia (IFBA).  

“A atualização trará de imediato elementos de melhoria na gestão dos processos sem impactar no método de trabalho dos usuários”, ressalta o diretor de Gestão da Tecnologia da Informação do IFBA, Márcio Melo. Segundo ele, “além de agregar ao usuário a possibilidade de uma melhor gestão dos seus processos - sem, contudo, realizar mudanças radicais na forma com a qual estão acostumados a trabalhar – a atualização do sistema vai abrir possibilidades de integrações futuras [entre SEI e outros sistemas da administração pública federal]”. O diretor enfatiza que “haverá um ganho de produtividade em função da correção de alguns bugs que a versão antiga [atualmente em uso] trazia”, além de permitir a otimização da gestão do sistema por parte da equipe técnica.

Segundo Márcio, embora não sejam perceptíveis visualmente para quem utiliza o SEI, os aspectos técnicos das novas funcionalidades do sistema se traduzirão em melhorias porque permitirão uma melhor gestão do ambiente tecnológico por parte da equipe técnica da DGTI, “além de permitir uma maior interoperabilidade do SEI com outros sistemas e módulos adicionais”.

A atualização possibilita a utilização da versão Mobile [acessível por dispositivos móveis] e incorpora novas funcionalidades, acrescentando novas ferramentas de gerenciamento dos processos e facilitando a edição de documentos. Mas não ocorreram reformulações significativas nas telas e fluxos do SEI, de forma a “aproveitar a experiência adquirida pelos usuários”, explica o gestor de TI, ao ponderar que as mudanças não devem gerar dificuldades no uso do sistema. 

ACESSO PELO CELULAR E "NOVO PATAMAR"

Márcio Melo cita três exemplos de inovações que poderão ser disponibilizadas para a comunidade do IFBA. Ele explica que a atualização feita pela DGTI é “pré-requisito fundamental” para que os módulos citados como exemplo, “assim como outros”, possam estar disponíveis para a comunidade do Instituto. “A nova versão [a 3.11] tende a inaugurar um novo patamar de relacionamento do IFBA com a ferramenta através da ativação ou desenvolvimento de novos módulos para o SEI”, declara. A versão atualmente em uso é a   2.6.

O primeiro exemplo mencionado pelo gestor da DGTI é o App Mobile, que permitirá ao usuário consultar, acompanhar, assinar e tramitar documentos eletrônicos no SEI por meio de dispositivos móveis. Outro exemplo é o Módulo de Peticionamento Eletrônico, através do qual o usuário externo do SEI, “previamente cadastrado e habilitado como tal”, poderá iniciar processos de seu interesse ou inserir documentos em um processo já existente na Instituição. O terceiro exemplo destacado por Márcio é módulo Integração Barramento PEN, que permite interligar todos os sistemas de processo eletrônico do Poder Executivo Federal “a fim de proporcionar a troca de documentos oficiais de forma rápida, segura e simplificada”.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um software desenvolvido e atualizado pelo Tribunal Regional Federal da quarta região (TRF 4), com quem o IFBA mantém um convênio que permite a utilização do sistema pelo Instituto. Periodicamente os desenvolvedores do software incorporam às novas versões “sugestões de melhorias que os órgãos que adotam o SEI lhes encaminham”, detalha Márcio Melo.  

NOVA VERSÃO SERÁ DISPONIBILIZADA PARA TESTES DA COMUNIDADE

Sempre que são realizadas atualizações e modificações em sistemas utilizados cotidianamente pelos(as) servidores(as) do IFBA para o desenvolvimento do seu trabalho - o SEI é um deles – é natural que algumas dúvidas surjam. A seguir, listamos alguns questionamentos, aos quais o diretor da DGTI respondeu à reportagem do Portal do IFBA.

Márcio Melo, diretor da DGTI

Portal do IFBA:  Quando será disponibilizada para uso a nova versão do SEI?
Márcio Melo: A previsão inicial é que a nova versão seja lançada em agosto de 2021.

Portal do IFBA As duas versões do SEI (antiga e nova) ficarão disponíveis simultaneamente durante quanto tempo? 
Márcio Melo: Antes do lançamento definitivo da atualização [versão nova], a DGTI vai disponibilizar a nova versão do SEI para testes da comunidade, durante 10 dias. Os dados das duas versões permanecerão sem qualquer comunicação um com o outro, permitindo a utilização segura da versão de testes para conhecimento e familiarização do usuário com a ferramenta, mas sem qualquer risco de dano ao sistema principal.

Portal do IFBA Será feita uma migração das informações e processos que estão na atual versão do SEI para a nova versão do sistema? Se sim, há algum risco de perda de informações na realização desse processo?  
Márcio Melo: Na verdade o que estamos fazendo é uma atualização do sistema e não há necessidade alguma de qualquer tipo de migração. Portanto, a base de processos se manterá íntegra.

Portal do IFBA:  Os usuários terão acesso a algum tutorial sobre funcionalidades e uso do SEI (já contemplando as novas funções da versão atualizada)? Se sim, quando este tutorial estará disponível para os usuários e como eles terão acesso a esse tutorial? 
Márcio Melo: Serão lançados “teasers” com pequenos vídeos apresentando as novas funcionalidades para que a comunidade se familiarize com as novidades, na medida em que também os usuários poderão experimentá-las na versão de testes [da nova versão do SEI]. 

Portal do IFBA:  Haverá treinamento dos(as) servidores(as) do IFBA para usar o novo SEI? 
Márcio Melo:  O SEI preserva a mesma metáfora visual à qual os nossos usuários já estão habituados, de modo que [a atualização da versão] não envolverá a alteração significativa do fazer dentro do SEI. Assim, não havendo reformulação drástica da interface, entendemos não ser necessário um treinamento exaustivo ou aprofundado das novas funcionalidades.  Disponibilizaremos vídeos ilustrando o uso destes novos recursos. 

O QUE MUDA COM A NOVA VERSÃO DO SEI

Com relação aos “aspectos usuais” das novas funcionalidades do SEI, cujas mudanças são facilmente identificadas pelos usuários, o gestor da DGTI destaca como exemplos as mudanças na tela de controle de processos, nos mecanismos de pesquisa no sistema, na inicialização (abertura) de processos e na inclusão e edição de documentos, entre outras (ver tabela). 

FUNCIONALIDADE

O QUE HÁ DE NOVO?

 

 

TELA DE CONTROLE DE PROCESSOS

 Marcadores: Com a nova versão, há a possibilidade de criação de marcadores de administração para cada Unidade. A nova funcionalidade permite que os processos sejam organizados com a utilização de etiquetas coloridas (com 10 opções de cores), possibilitando também que a tela inicial seja organizada por marcadores atribuídos aos processos.  

 Pontos de Controle: Possibilita aplicação em lote e ícone de destaque, que, ao clicar abre tela para edição e histórico e ao posicionar o mouse sobre o ícone, a descrição do ponto de controle é exibida. No menu “Pontos de Controle” na tabela de listagem dos processos também foram adicionadas as colunas “Usuário” e “Data/Hora” com ordenação.

 Paginação de Processos: nas colunas “Recebidos” e “Gerados” poderá ocorrer a paginação nas Unidades com muitos processos, conforme quantitativo geral definido pela Administração do SEI, diminuindo a demora na listagem dos processos.

 

 

 

MECANISMOS DE PESQUISAS DO SISTEMA

 Tela de Pesquisa aperfeiçoada: novas opções de pesquisa e melhorias no mecanismo de busca, tornando possível a pesquisa no conteúdo dos documentos por CPF, CNPJ e datas (antes não funcionava corretamente).

 Pesquisa dentro do processo: botão de ação para pesquisa exclusiva sobre os documentos do processo aberto.

 Processos com Restrição: a visualização de processos com Nível de Acesso “Restrito” está mais limitada para as Unidades por onde não tenha tramitado, sem exibir os Documentos nem a opção “Consultar Andamento”. 

 Novas opções de pesquisa: dentre as novas alternativas de pesquisa, destacam-se os campos “Com Tramitação na Unidade” - que limita o resultado de busca sobre os processos que tenham tramitado na Unidade do usuário logado - e “Contato”, com distinção se é relativo a “Interessado”, “Remetente” ou “Destinatário”. 

 

 

INICIALIZAÇÃO DE PROCESSOS

Filtro e navegação por teclado: a tela de listagem agora possui campo de digitação, o que facilita a rápida localização do Tipo de Processo por palavra-chave e navegação por teclado. 

Ampliação do campo “Especificação”: agora aceita até 100 caracteres.

 Tipos de Processos restritos a Unidades específicas: agora, a Administração do SEI poderá restringir a geração de determinados Tipos de Processos a Órgãos e Unidades específicas, geralmente por possuírem competência exclusiva para iniciar tipos específicos de processo. Na lista da tela Iniciar Processo, somente as Unidades permitidas irão visualizar o Tipo de Processo restringido.

 

 

INCLUSÃO DE DOCUMENTOS A UM PROCESSO

Filtro e navegação por teclado: a tela de listagem agora possui campo de digitação que facilita a localização rápida do Tipo de Documento por palavra-chave e navegação por teclado.

 Indicação do Formato de Documento Externo: no cadastro agora é necessário indicar o “Formato”, se é “Nato-digital” ou “Digitalizado” (esta segunda opção exige a indicação do Tipo de Conferência).

 Tipos de Documentos restritos a Unidades específicas: agora a Administração do SEI poderá restringir a geração de determinados Tipos de Documentos a Órgãos e Unidades específicas, geralmente por possuírem competência exclusiva para gerar determinados Tipos. Na lista da tela Incluir Documento, somente as Unidades permitidas irão visualizar o Tipo de Documento com restrição.

 Alteração de Tipo de Documento e Número/Nome na Árvore: agora somente a Unidade que incluiu o Documento Externo pode alterar os campos “Tipo de Documento” e “Número/Nome na Árvore”

GESTÃO DE PROCESSOS SIGILOSOS

Acervo de Processos Sigilosos da Unidade: novo Perfil, para acessar a lista de processos com Nível de Acesso “Sigiloso” na Unidade, por meio do menu Relatórios > Acervo de Sigilosos da Unidade, podendo “Ativar Credencial na Unidade” em processos que não possua mais nenhuma credencial ativa.

 

 

EDIÇÃO DE DOCUMENTOS

Assinar Documento pelo Editor: ao editar um documento e salvar, o Usuário pode clicar no botão “Assinar” diretamente pelo Editor.

Corretor Ortográfico do Navegador: quando o corretor do navegador destacar alguma palavra com ortografia incorreta, com o tradicional sublinhado vermelho, é possível acionar o corretor segurando o “Ctrl” no teclado e em seguida clicando sobre a palavra com o botão direito do mouse.

Concluir/Reabrir Processo: agora, estes dois botões de ação sobre processo também estão disponíveis quando qualquer documento da árvore estiver selecionado, de forma similar ao botão “Enviar Processo”.

OPERAÇÃO DOS BLOCOS DE ASSINATURA

Opções de Navegação: ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização do seu teor e, acima, opções para “Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento”; “Selecionar para Assinatura”; e “Próximo Documento”

 

 INCLUSÃO DO TIPO DE DOCUMENTO “FORMULÁRIO”

Se a Administração do SEI tiver configurado Tipos de Documentos Formulário, na listagem da tela “Incluir Documento” serão exibidos com o destaque entre parênteses “Formulário”.

 A Administração do SEI possui diversas opções de montagem de Formulários, com diversos tipos de campos e algumas possibilidades de aplicação de regras de negócio (exemplo: regras afetas a Data, para não aceitar datas passadas, incluindo ou não o dia atual).

 Ao selecionar um Tipo de Documento Formulário, será aberta a tela para preenchimento de seus campos.

 

CURSO GRATUITO DO SEI

A Escola Virtual.Gov (EV.G) oferta, gratuitamente, curso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Com carga horária de 20 horas, o curso “foi desenvolvido com foco em agentes públicos das esferas de governo federal, estadual e municipal que tenham atuação na gestão de documentos”, informa o site da Escola Virtual. Para mais informações sobre o curso de SEI, clique aqui. Para conhecer outros cursos ofertados pela EV.G, basta acessar o Catálogo de Cursos da entidade.

 A certificação do curso sobre o SEI é emitida pela Escola Nacional de Administração Pública (Enap). Vinculada ao Ministério da Economia, a Enap tem como missão “desenvolver competências de servidores públicos para aumentar a capacidade de governo na gestão das políticas públicas, sendo público prioritário os dirigentes e potenciais dirigentes do governo federal”.

COMISSÃO VAI REGULAMENTAR USO DO SEI

Também está prevista para agosto a publicação de uma Chamada Interna para compor a comissão que será criada com o objetivo de fazer a gestão administrativa do SEI. A chamada trará informações mais detalhadas sobre o trabalho da comissão e os procedimentos para a formalização da manifestação de interesse de servidores(as) que desejem integrar o coletivo.  A Comissão de Gestão do SEI terá como principal objetivo a construção de uma regulamentação para uso administrativo do Sistema Eletrônico de Informações, contemplando aspectos como a natureza dos documentos cuja abertura é pertinente no SEI, os perfis de usuários, suas responsabilidades e respectivas prerrogativas de uso, princípios de urbanidade e ética que precisam ser considerados na redação dos processos pelo(a) servidor(a) público(a), entre outros.