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ESPECIAL - 100 dias da nova gestão do IFBA

por Bárbara Souza publicado: 30/04/2020 16h12, última modificação: 01/05/2020 15h28
Ações, avanços e projetos das áreas de gestão de pessoas, comunicação e TI nesse primeiro trimestre.

No IFBA, tudo é grande” e “o IFBA é um mundo”.  Afirmações como estas podem parecer exageradas, mas elas se sustentam objetivamente em números. O Instituto Federal da Bahia tem mais de 30 mil alunos(as). Se fosse um município, e considerando exclusivamente o número de estudantes, o IFBA estaria entre as 100 maiores cidades da Bahia. Dos 417 municípios do estado, menos de uma centena tem população superior a 30 mil habitantes, de acordo com estimativas mais recentes do IBGE, de 2019. A próxima edição do Censo Demográfico, realizado a cada dez anos pelo órgão, está prevista para o segundo semestre deste ano.

Quando incluímos nos cálculos os cerca de três mil servidores(as), terceirizados(as) e estagiários(as) que integram o Instituto, concluímos que o IFBA é uma espécie de metrópole da educação. São 22 campi, 43 cursos de nível superior, 37 cursos de nível médio (integrados e subsequentes), sete cursos de pós-graduação (mestrado e especialização) e três cursos de Educação de Jovens e Adultos (EJA), todos gratuitos. Vamos combinar: o IFBA é um mundo.

O IFBA está presente em 113 cidades da Bahia, atuando em 26 dos 27 Territórios de Identidade do estado

 

No último dia 09, publicamos a primeira matéria especial sobre os 100 dias da nova gestão do IFBA, completados naquela data a contar do dia 31 de dezembro de 2019, quando a reitora Luzia Mota assinou o termo de posse.  Na matemática dos cem dias, uma variável imprevista e ameaçadora para o mundo todo modificou essa equação no dia 13 de março, a partir de quando todo o corpo diretivo do Instituto passou a ter como pauta prioritária a gestão do enfrentamento à pandemia da Covid-19 e da manutenção da instituição em funcionamento. 

 Neste segundo conteúdo especial sobre os 100 dias, trazemos outras notícias do IFBA sob nova gestão, especificamente sobre o que tem sido feito por três áreas cuja atuação é essencial para o Instituto e contribui para viabilizar e dar melhores condições à vida profissional e acadêmica dos(as) servidores(as), terceirizados(as), estagiários(as) e estudantes: a gestão de pessoas, a comunicação e a tecnologia da informação.  

 ‘GENTE É PRA BRILHAR’, ESTEJA ONDE ESTIVER

No ‘mundo IFBA’, o processo de migração de servidores(as) entre os 22 campi, a movimentação de pessoal, pauta frequentemente as ações dos setores de gestão de pessoas. Sandiele Aragão, que vem contribuindo com a nova gestão do IFBA à frente da Diretoria de Gestão de Pessoas, conta que nesse primeiro trimestre da nova administração Instituto, foram realizadas “reuniões técnicas e estratégicas” para construir no âmbito do IFBA, um “Edital de Fluxo Contínuo de Remoção para servidores Técnicos e Docentes”. As discussões envolveram a Pró-Reitoria de Ensino (Proen) e a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI), áreas que também integram a comissão formada para mapear e analisar processos de Remoção e de Redistribuição em trâmite no IFBA. “Essa comissão está trabalhando para construir e elaborar fluxos desses processos e também para a estruturação de um banco com informações sobre a intenção ou interesse de servidores em mudar para outra unidade ou cidade onde o IFBA esteja presente”, explica Sandiele Aragão, ao destacar que foi prorrogado o Edital nº 7/2017 de Remoção de servidores Técnicos Administrativos em Educação.

Sandiele Aragão, da Diretoria de Gestão de Pessoas

Outros temas que mobilizam interesses, motivações e expectativas das pessoas que trabalham no IFBA são as solicitações de licença capacitação e de afastamento. Sandiele Aragão explica que foram consolidados dados “valiosos” decorrentes do levantamento das demandas de capacitação dos(as) servidores(as) do IFBA, feito após “a entrada em vigor do Decreto 9.991/2019”. Com isso, foi possível dimensionar o “volume de demandas represadas, relativas ao desenvolvimento de pessoas, a exemplo das solicitações de afastamentos e licença-capacitação”, detalha.

As informações coletadas no levantamento nortearam a elaboração do Plano de Desenvolvimento de Pessoas (PDP) 2020, suscitando discussões no âmbito do Conselho Superior (Consup), por ser esta a instância que vai discutir e deliberar as adequações necessárias nas normativas internas vigentes sobre afastamentos e capacitação (Resolução nº 36 e Resolução nº 37, ambas de 01/08/2016).  Além disso, a normativa de regulamentação da Licença Capacitação no âmbito do IFBA, já contemplando as adequações necessárias, está “em estágio final de elaboração”, informa Sandiele Aragão.   

AUTONOMIA DOS CAMPI E CLIMA ORGANIZACIONAL

A reitora Luzia Mota ressalta que um dos princípios e compromissos fundamentais da nova gestão do IFBA é a descentralização. Ela lembra que esse propósito integra o projeto de gestão apresentado à comunidade em 2018, durante o processo de escolha, por meio do voto da comunidade, dos(as) futuros(as) dirigentes do Instituto. 

Alinhada a essa diretriz da nova Gestão do IFBA, “a DGP vem desenvolvendo estratégias de descentralização junto às unidades de recursos humanos dos campi, visando a desconcentrar as demandas junto à administração central, e assim estabelecer um fluxo mais direto e rápido com os servidores junto à sua unidade de lotação”, relata Sandiele Aragão.

Ela destaca como parte desse processo a iniciativa gerida pelo Gabinete da Reitoria, da I Jornada de Gestão de Pessoas, programada para março último, mas adiada em função da suspensão das atividades presenciais por causa da pandemia da Covid-19. O evento vai contar com a participação de todas as unidades de Recursos Humanos dos 22 campi do IFBA. “É um investimento importante para a melhoria do clima organizacional e o aperfeiçoamento da gestão dos processos no contexto da gestão de pessoas”, conclui Sandiele.  

 RENOVAÇÃO, EVENTOS E 3,5 MILHÕES DE VISUALIZAÇÕES

 “Através dos nossos canais e ações de comunicação, mantemos contato com os diversos públicos que compõem a diversidade que é o IFBA. Sabemos que é um grande desafio. A diversidade e  pluralidade de cenários que observamos em todo o estado da Bahia torna o trabalho muito rico e complexo”, afirma a diretora de Gestão de Comunicação Institucional, Simone de Paula Lopes. Ela destaca que “o respeito a essa diversidade e representatividade” norteiam as ações da área, em alinhamento com  as diretrizes da gestão do IFBA. “A equipe busca sempre melhorar nesses aspectos a comunicação” .

 Simone Lopes considera que o início da nova gestão foi um marco de renovação na área de comunicação institucional, tendo como primeira ação a recomposição do quadro de profissionais do setor, que em 2019 havia sido “reformulado”. Segundo ela, as primeiras semanas foram de readaptação para a equipe, composta por jornalistas e profissionais da área de relações públicas.  

Simone Lopes
Simone Lopes, diretora de Gestão da Comunicação Institucional

 Pela natureza do trabalho da área, cujo resultado é visível à comunidade porque se torna público - a exemplo dos eventos, comunicados, notícias e campanhas -  é possível entender que nos primeiros meses de 2020, a Diretoria de Gestão da Comunicação Institucional (DGCOM) teve muito trabalho.

Entre as ações desenvolvidas pela área, Simone Lopes destaca “três grandes eventos” que ocorreram na Reitoria, mobilizaram a comunidade do IFBA e tiveram boa repercussão. Além da posse da nova gestão em janeiro, que lotou o Auditório 2 de Julho, na Reitoria, e repercutiu na imprensa, foram realizados também a aula inaugural – cuja mesa reuniu a reitora Luzia Mota e reitores do IF Baiano, Ufba, UFRB, além de representantes do Conif e do Sinasefe-BA -, em fevereiro, e o Encontro "Mulheres da Bahia: vozes que ecoam”, em março, que marcou as celebrações do Dia Internacional da Mulher, e possibilitou um debate rico da comunidade com as jornalistas Jessica Senra e Rita Batista e as professoras e pesquisadoras do IFBA, Cacilda Reis e Marcilene Garcia, titular da Diretoria de Políticas Afirmativas e Assuntos Estudantis.                                     

“Durante esses primeiros 100 dias tivemos um crescimento muito bom no número de seguidores do Instagram, que praticamente dobrou nesses três meses. Além disso, vale citar que somos o 6º maior Facebook da Rede Federal em número de seguidores, de acordo com pesquisa realizada pelo IFMG”, relata Simone Lopes, ao ressaltar que o número de acessos ao portal IFBA também aumentou.

 De janeiro até abril de 2020, o site já teve mais de 3,5 milhões de visualizações e alcançou a marca de aproximadamente 365 mil usuários, número que agrega a participação de todos os campi do IFBA. Alcançar esses números, claro, dá trabalho. Até esta quarta-feira (29), foram publicadas 90 notícias no Portal do IFBA, duas entrevistas especiais e mais de 150 postagens nas redes sociais geridas pela DGCOM.

CAMPANHAS, NOVO LAYOUT E ENCONTRO DE COMUNICADORES

“Estamos reformulando o layout do Portal Institucional. As mudanças, que devem ser implementadas em breve, vão tornar a navegação mais intuitiva e simples”, explica Simone Lopes.  Ela lamenta que, por conta das medidas de isolamento social necessárias para a preservação da saúde da comunidade, os planos para a realização do 4º Encontro de Comunicadores tenham sido  afetados. “A parceria com os comunicadores dos campi é fundamental para o alinhamento sistêmico da comunicação. Considerando o cenário atual, provavelmente o evento deve ser realizado excepcionalmente de forma virtual no segundo semestre. Estamos analisando possibilidades”, afirma.   

Campanha IFBA com Você
Campanha IFBA com Você

As atividades relacionadas ao combate à pandemia da Covid-19 também mobilizaram a equipe da DGCOM. Entre outras ações, vale destacar a criação de uma página no Portal IFBA que reúne as informações das ações do Instituto no enfrentamento à ameaça do novo coronavírus, os documentos e resoluções sobre o assunto, além de portarias e um compilado de notícias e notas informando as ações da gestão do IFBA.

As campanhas “O IFBA está com você”, iniciada em março, com vídeos de servidores(as) e estudantes com mensagens positivas para esse momento de isolamento social e o #IFBAindica”, com dicas de estudos, saúde mental, além de lives promovidas pelo Instituto também são resultado das realizações da Diretoria de Gestão da Comunicação Institucional nesse primeiro trimestre de 2020.

INTEGRAÇÃO COM OS CAMPI, ATUALIZAÇÃO E INTRAIFBA

Na pátria de chuteiras, vale a metáfora: a área de tecnologia da informação tem uma sina parecida com a dos técnicos de futebol: enquanto o time está ganhando, as coisas vão bem. Mas, basta que algo dê errado, que os comentaristas de plantão se apressam em cobrar melhor atuação do técnico.

No caso da TI, acontece algo semelhante: enquanto o e-mail funciona e os sistemas operam normalmente, a rotina está ok, o Suap está ok, fica tudo ok. Poucos de nós pensamos sobre quanto trabalho e quantos conhecimentos estão por trás do maravilhoso mundo de termos informações à mão após alguns cliques. Já quando nos deparamos com mensagens como "sistema fora do ar", rapidamente nos lembramos de que existe um time de especialistas para nos salvar desse infortúnio.

Nesse primeiro trimestre de 2020, a equipe da Diretoria de Gestão da Tecnologia da Informação trabalhou intensamente para aprimorar o desempenho de sistemas e ferramentas tecnológicas, decerto com o desejo latente de ser lembrada pela competência que assegura o bom funcionamento dos sistemas do IFBA.

O diretor de Gestão de Tecnologia da Informação, Márcio Melo, conta que um dos principais desafios postos para a equipe da DGTI a partir de janeiro de 2020 foi o de promover a reaproximação com as equipes de técnicos e analistas de TI dos campi. “Essa é uma prioridade absoluta da atual direção”, afirma Márcio. Ele ressalta que “esses profissionais formam uma única equipe” cuja sinergia é “essencial” para a construção de soluções de forma “transparente, participativa e colaborativa”, aproveitando da melhor maneira “o potencial técnico e os recursos de tecnologia da informação existentes na instituição”.

As metas e desafios da DGTI constam no plano de ação elaborado pela área para os primeiros 100 dias. Inicialmente, foi feito um levantamento das demandas mais urgentes do Departamento de Sistemas de Informação (DSI) e do Departamento de Redes e Telecomunicações (DRT), mapeamento indispensável “para garantir o funcionamento da infraestrutura já existente e definir as ações necessárias para enfrentar os grandes desafios postos”.

Márcio Melo, titular da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação

 Das ações definidas no planejamento para esses primeiros três meses da nova gestão da DGTI, vale destacar a prospecção de uma ferramenta de comunicação interna, já em fase de testes, que substituirá o antigo IntraIFBA, a criação de grupos de trabalho temáticos multicampi “para pesquisar, desenvolver e executar projetos de soluções de TI para o Instituto” e disponibilização de nova funcionalidade do SEI, que “possibilita a identificação imediata dos processos abertos nas unidades administrativas”.

COOPERAÇÃO E NECESSIDADE DE MODERNIZAÇÃO   

A atuação e as ações da área de tecnologia da informação vão muito além de bits, downloads e upgrades.  O trabalho da equipe da DGTI viabiliza a e dá suporte à sistematização, processamento e armazenamento de informações cruciais para a administração do Instituto.

Nesses 100 primeiros dias, por exemplo, o labor dos técnicos e analistas da área tem contribuído para a disseminação o uso do SUAP como fonte de informações sobre os  indicadores de permanência, retenção e êxito dos estudantes, dados valiosos para as decisões e ações administrativas e acadêmicas do IFBA.  Uma das ações da DGTI nessa direção foi a apresentação desses indicadores à Comissão de Permanência e Êxito do Campus Salvador.

Outra ação importante da equipe da DGTI nesse primeiro trimestre é o trabalho que vem sendo feito de adaptação de um módulo do SUAP para dar suporte a um edital de fluxo contínuo para remoções e redistribuições de servidores(as), uma pauta cara à comunidade IFBA e um  pleito antigo da área de gestão de pessoas. O trabalho de customização do módulo está desenvolvido em diálogo constante com a DGP, explica Márcio Melo.

Ele destaca ainda que, nesse trimestre, foi desenvolvida a solução técnica para o atendimento aos estudantes que necessitam de atenção especial e está sendo desenvolvido o módulo de assistência estudantil do SUAP, ação realizada em cooperação com o campus Salvador. Cooperação tem sido a palavra de ordem na área de tecnologia da informação e a tônica das reuniões realizadas periodicamente pelo Colégio de Gestores de TI, que reúne representantes dos setores de TI de todos os campi do IFBA. “Esta é uma das prioridades da Gestão do IFBA: o pleno funcionamento de todos os órgãos colegiados, comitês e comissões nesse primeiro semestre”, ressalta a reitora Luzia Mota.

DATACENTER - Os projetos para reestruturação do datacenter  e do serviço de e-mail, assim como o projeto para descentralização de serviços utilizando nuvens corporativas estão sendo elaborados de maneira colaborativa, com os campi.  Nessa mesma linha de colaboração foram feitas as adequações no sistema elétrico do datacenter com o objetivo de reduzir o tempo de indisponibilidade dos serviços de TI por problemas externos, como por exemplo, interrupções no fornecimento de energia elétrica pela concessionária.

Na análise de Márcio Melo, a atualização da infraestrutura tecnológica do datacenter se apresenta como “o maior desafio da gestão”, tanto pela urgência quanto pelo volume de recursos financeiros que ela requer. Segundo ele, a necessidade de possibilitar o pleno acesso com segurança e disponibilidade das ferramentas tecnológicas e sistemas “que apoiam os processos administrativos e atividades importantes no cumprimento da missão institucional do IFBA “se contrapõe à obsolescência do parque de equipamentos de TI da instituição, que precisa de atualização imediata”.

“A avaliação da nossa equipe é de que estes 100 primeiros dias serviram para iniciar um trabalho que vai permitir à área de Tecnologia da Informação alcançar os objetivos delineados pela nova gestão do IFBA”, afirma o titular da DGTI, Márcio Melo. Ele enfatiza que há projetos em fase de planejamento e outros que serão definidos pelo Comitê de Gestor de TI. “São projetos que, sem dúvida, vão colocar a instituição em um patamar cada vez mais moderno no uso da tecnologia”, conclui.