Atribuições e Cargos
A Diretoria de Administração e Planejamento, dirigida por um(a) Diretor(a) indicado pelo(a) Diretor(a) Geral, é o órgão executivo que planeja, superintende, coordena, fomenta e acompanha as atividades e políticas de planejamento, administração, gestão orçamentária, financeira e patrimonial do Campus.
Compreende a Diretoria de Administração e Planejamento:
Coordenação de Orçamento e Finanças
Atribuições:
I - Assessorar a Diretoria de Administração do Campus em todos os assuntos relacionados à programação do orçamento;
II - Avaliar, de forma constante e sistemática, os convênios, contratos e condições operacionais do IFBA, visando à ampliação da eficiência de seus serviços e produtividade, redução efetiva de seus custos de operação, seu financiamento, sua expansão, seu dimensionamento econômico, organização administrativa e condições de utilização dos recursos humanos e materiais;
III - Estudar a distribuição de recursos do Campus segundo os seus fins legais, estatutários e programáticos da Instituição para o ensino, a pesquisa e extensão;
IV - Elaborar de forma conjunta a Proposta Orçamentária do Campus, anual e plurianual, dos orçamentos sintético e analítico, e demais instrumentos de controle orçamentários interno, e respectivas alterações;
V - Elaborar ou examinar convênios de assistência financeira ou técnica;
VI - Assessorar o(a) Diretor(a) Geral na elaboração do Relatório Anual e outros documentos sobre a administração do Campus;
VII - Elaborar a prestação de contas mensal e anual, convênios de assistência financeira ou técnica e balanço financeiro anual; e
VIII - Realizar outras atividades correlatas e afins.
Coordenação de Compras
Atribuições:
I - Acompanhar a finalização dos processos de compras e contratação de serviços realizados pelo IFBA;
II - Elaborar e acompanhar os processos de penalização das empresas inidôneas com o IFBA;
III - Encaminhar as notas de empenho aos fornecedores;
IV - Emitir ofícios de cobrança para as empresas que se encontrarem fora do prazo de entrega;
V - Encaminhar notas fiscais para o Departamento de Orçamento e Finanças, para pagamento;
VI - Elaborar e divulgar o catálogo de material e estabelecer os padrões de especificação e nomenclatura;
VII - Elaborar calendário anual de fixação de datas para recebimento dos pedidos de aquisição de material e serviços;
VIII - Elaborar, formalizar e finalizar os processos administrativos destinados à licitação, dispensa e inexigibilidade;
IX - Receber, instruir e encaminhar processos de licitação às Comissões para os procedimentos licitatórios;
X - Providenciar a ratificação da autoridade competente nos processos de dispensa e inexigibilidade de licitação, bem como a publicação no Diário Oficial da União;
XI - Propor a aplicação de multas e outras penalidades aos fornecedores de serviços e material, quando couber;
XII - Classificar e processar os pedidos de compra de material e contratação de serviços; e
XIII - Realizar outras atividades correlatas e afins.
Coordenação de Almoxarifado e Patrimônio
Atribuições:
I - Examinar, conferir, receber e aceitar o material adquirido de acordo com a nota de empenho ou documento equivalente, podendo, quando for o caso, solicitar exame dos setores técnicos requisitantes ou especializados;
II - Atender às requisições de material da Direção do Campus, bem como exercer o controle físico e financeiro do material em estoque, manter atualizados os sistemas de controle dos estoques e os de registros de entrada e saída de material;
III - Realizar levantamentos e promover estudos em parceria com a seção de compras para fixar e manter o estoque mínimo dos materiais de uso comum;
IV - Realizar pesquisa no Campus visando à aplicação dos itens de material de uso comum e conhecer o índice de satisfação quanto à qualidade dos materiais adquiridos;
V - Comunicar e distribuir os bens móveis e equipamentos;
VI - Prestar assistência à comissão de inventário dos bens e materiais em estoque, organizar o almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado e a segurança do material em estoque;
VII - Receber, registrar e cadastrar os bens móveis e imóveis do Campus;
VIII - Manter o controle de distribuição e localização dos bens móveis;
IX - Realizar vistorias periódicas, indicar os reparos que se fizerem necessários nos bens patrimoniais e apuração dos recursos envolvidos, bem como propor a alienação daqueles em desuso, ou de uso e recuperação antieconômicos;
X - Promover a avaliação e reavaliação dos bens móveis e imóveis para efeito de alienação, incorporação, seguro ou locação;
XI - Manter atualizado em arquivo próprio os termos de responsabilidades dos bens patrimoniais distribuídos no Campus;
XI - Proceder ao registro do bem imóvel no Sistema de Patrimônio Imobiliário da União – SPIUnet;
XIII - Propor apuração de responsabilidades nos casos de danificação ou desaparecimento de bens, mediante inspeção periódica;
XIV - Prestar assistência a comissões de inventários dos bens móveis e imóveis do Campus;
XV - Propor o encaminhamento de bens móveis e equipamentos às empresas especializadas, quando esses ainda estiverem sob a cobertura de garantia ou não for possível o seu conserto no IFBA; e
XVII - Realizar outras atividades correlatas e afins.
Coordenação de Manutenção Geral
- Transporte;
- Infraestrutura;
- Protocolo. Atribuições:
- Receber, conferir, examinar, protocolar, distribuir internamente ou expedir os processos, documentos e correspondências;
II – Receber, guardar e zelar pela segurança dos processos e documentos encaminhados para arquivamento;
III - Propor a anulação, desativação ou destruição de documentos;
IV - Fornecer certidões sobre processos ou documentos arquivados, bem como cópias formalmente requisitadas à autoridade competente da área;
V - Recepcionar, prestar informações ao público ou encaminhá-lo, bem como controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas, materiais e veículos; e
VI - Realizar outras atividades correlatas e afins.