Bem-vindo à página do Comitê Gestor para o SEI. Aqui estarão reunidas as informações mais relevantes sobre o comitê, sua origem, constituição, competências, atribuições, base legais, as atividades desenvolvidas, recursos didáticos por ele produzidos ou compartilhados bem como as formas de a comunidade consultar e se fazer representar nesta importante iniciativa institucional.

Nas próximas seções veremos o caminho percorrido até aqui na modernização da gestão mediante processos desde o físico até a modalidade eletrônica e a estrada à frente para que nosso Instituto siga em direção a um novo patamar em agilidade, transparência, economicidade e segurança jurídica para toda a comunidade que dele faz parte.

O processo eletrônico no IFBA

 A adoção do Processo Eletrônico no Instituto Federal da Bahia representa um inestimável avanço em relação a modelos já ultrapassados de gestão baseada em papel. O processo administrativo, ainda físico, já fora uma conquista importante para a Administração e para os administrados: os atos praticados pelos agentes públicos passaram a ter menos e menos margem para o arbítrio e práticas moralmente censuráveis na medida em que deixavam registros da autoria, materialidade e participação relativa de cada agente púbico que interagiu com o processo.

Não obstante, o processo administrativo em papel ainda estava longe da perfeição. Havia sempre o risco de perda ou extravio dos documentos ou processos inteiros, a tramitação era muito mais demorada entre os setores e um setor apenas podia atuar no processo quando saísse do setor anterior, além de significar uma produção crescente de volume de papéis com todos os inconvenientes de custos de armazenamento, triagem e destinação daí decorrentes.

O Processo Eletrônico tem como principais vantagens alcançadas até aqui:

• Agilidade na tramitação de processos

• Facilidade de localização e visualização
• Acesso facilitado em qualquer dispositivo ou navegador
• Melhor organização dos conteúdos
• Economia de Recursos
• Economia de Espaço
• Economia de Tempo e Eliminação de tarefas repetitivas
• Acesso simultâneo em diferentes unidades
• Transparência do andamento do processo
• Segurança contra fraudes, avarias e perdas de processo

Um Comitê Gestor para o SEI

Motivação

Não obstante todas as características acima sinalizadas, a própria comunidade do IFBA foi diagnosticando ao longo do tempo oportunidades de melhoria na utilização do Processo Eletrônico no IFBA ao mesmo tempo em que, por outro lado, o cenário trazido pela pandemia demonstrou quão imprescindível se converteu o Sistema Eletrônico de Informações como ferramenta essencial para o andamento das atividades das Instituições que o adotam sendo, mesmo, impensável o pleno desempenho delas em trabalho remoto sem este importante recurso.

O protagonismo do SEI decorrente deste contexto revelou o potencial contributivo das mais diversas áreas do IFBA no aprimoramento da utilização do SEI - ao mesmo tempo em que enseja definições mais e mais pormenorizadas de diversos cenários e hipóteses de uso que implicam em decisões com impacto geral no IFBA e repercussão no fazer cotidiano das mais diferentes áreas do Instituto.

Por esta razão, mostrou-se indispensável a constituição de uma instância decisória e gerencial focada nos temas que envolvem a utilização do SEI no IFBA. Somente esta reunião de agentes públicos, na forma do Comitê Gestor para o SEI, poderá dinamizar atividades que em muito exorbitam o círculo de poder de ação da Diretoria de Gestão da Tecnologia da Informação.

Competências e Atribuições do Comitê Gestor para o SEI

- a proposição de normas internas que assegurem o adequado funcionamento do sistema;

- a análise de ocorrências e propostas de melhoria, que tenham impacto para todo o sistema;

- o desenvolvimento de atividades relacionadas à identificação das espécies documentais e o planejamento de novos documentos a serem utilizados no SEI;

- zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental;

- a formulação e execução de treinamentos e capacitações de uso do SEI conforme mapeamento de necessidades instrucionais dos usuários. 

- definições de fluxos de trabalhos e demais políticas que impactarão na relação do Instituto com os usuários internos e externos do SEI a exemplo de aposentados, empresas, pais e responsáveis e comunidade em geral;

- a deliberação de quais novos aprimoramentos ou módulos adicionais ao SEI terão prioridades sobre outros;

- definir os perfis de acesso e criação de unidades, processos, documentos bem como suas inclusões, modificações e exclusões inerentes a essas categorias.

- o encaminhamento para o Tribunal Regional Federal da 4ª Região das solicitações de melhorias no sistema;

Formação e formalização

Tendo em vista a multidisciplinaridade dos saberes envolvidos e das áreas impactadas é de fundamental importância que a constituição desta equipe conte com profissionais das seguintes áreas:

Representantes da DGTI
Arquivista
Biblioteconomista
Secretário executivo
Integrante da PROJUR (ou servidor com conhecimento de técnica legislativa).
Usuários chaves das principais áreas da Gestão

Assim, e destacando a necessidade de que os integrantes designados para comporem esta equipe possuírem, além de conhecimento do negócio de sua área, também poder de decisão, foi formalizada em 21/07/2021 ao Gabinete desta Reitoria a composição do Comitê, solicitação que contou com total e irrestrito apoio da Alta Gestão na pessoa da Magnífica Reitora, a Sra. Luzia Matos Mota e da então Chefe de Gabinete a Sra. Elis Lopes.

Em que pese, até o momento, nem todas as áreas interessadas terem podido indicar seus representantes para efetivar as competências supra mencionadas, já iniciara a sua atuação os membros abaixo relacionados, conforme o mais recente instrumento de nomeação, a Portaria nº 3751 de 03 de outubro de 2022.

Em adicional, no trabalho de elaborar não apenas as melhores normas gerais de uso, o Comitê Gestor busca ouvir, a convite, especialistas em suas áreas que possam contribuir para o debate propositivo que permita aprimorar o uso e regulamentação de pontos específicos do SEI na forma de Grupos de Trabalho com objeto determinado de estudo e objetivos definidos a exemplo do Grupo de Trabalho (GT) sobre Usuários e Unidades, o GT sobre Tipos de Processo / Espécies e Tipos Documentais.

Pensamos que a coalisão de profissionais de diferentes áreas e os aprimoramentos que tal equipe será capaz de oferecer elevará a maturidade do uso do SEI a um novo patamar em nosso Instituto, com os benefícios daí decorrentes.

Fale conosco

A sua opinião é muito importante! Veja como pode contribuir para o diálogo sobre o tema:

O Comitê estará permanentemente ouvindo a comunidade tanto na forma de consultas ativas como responsiva em relação a perguntas, dúvidas, sugestões e outras demandas que nos cheguem através de comunicação dirigida ao setor CGSEI.REI no próprio SEI para os usuários com acesso ao sistema.

Outra forma de contactar o comitê é através do e-mail cgsei.rei@ifba.edu.br

Recursos didáticos

Por ser uma ferramenta amplamente utilizada na Administração Pública, o SEI possui farta documentação ao usuário na forma de apostilas, manuais, roteiros e videoaulas bem como cursos completos de uso e administração do sistema com certificação por importantes Escolas de Governo a exemplo da ENAP, ESAF entre outras.

Adicionalmente, à medida em que o comitê vai normatizando pontos específicos do uso do SEI no IFBA, segue o comitê publicando produção própria para fomentar o uso mais natural e intuitivo do SEI naqueles pontos recém normatizados a exemplo de, mais recentemente, tutoriais em vídeo sobre "Inclusão e Retirada de Usuários em Unidades do SEI" por ocasião da publicação de Instrução Normativa específica sobre a Gestão Descentralizadas de Unidades no SEI.

Principais referencias legais e normativas:

Como parte das atividades do Comitê, inclui-se a busca pela conformidade permanente do Processo Eletrônico no IFBA com a legislação aplicável entre as quais, destacam-se as que seguem: