Você está aqui: Página Inicial > DGTI > CGSEI > Sobre o CGSEI
conteúdo


Bem-vindo à página do Comitê Gestor para o SEI. Aqui estarão reunidas as informações mais relevantes sobre o comitê, sua origem, constituição, competências, atribuições, base legais, as atividades desenvolvidas, recursos didáticos por ele produzidos ou compartilhados bem como as formas de a comunidade consultar e se fazer representar nesta importante iniciativa institucional.

Nas próximas seções veremos o caminho percorrido até aqui na modernização da gestão mediante processos desde o físico até a modalidade eletrônica e a estrada à frente para que nosso Instituto siga em direção a um novo patamar em agilidade, transparência, economicidade e segurança jurídica para toda a comunidade que dele faz parte.


O processo eletrônico no IFBA


 A adoção do Processo Eletrônico no Instituto Federal da Bahia representa um inestimável avanço em relação a modelos já ultrapassados de gestão baseada em papel. O processo administrativo, ainda físico, já fora uma conquista importante para a Administração e para os administrados: os atos praticados pelos agentes públicos passaram a ter menos e menos margem para o arbítrio e práticas moralmente censuráveis na medida em que deixavam registros da autoria, materialidade e participação relativa de cada agente púbico que interagiu com o processo.

Não obstante, o processo administrativo em papel ainda estava longe da perfeição. Havia sempre o risco de perda ou extravio dos documentos ou processos inteiros, a tramitação era muito mais demorada entre os setores e um setor apenas podia atuar no processo quando saísse do setor anterior, além de significar uma produção crescente de volume de papéis com todos os inconvenientes de custos de armazenamento, triagem e destinação daí decorrentes.


O Processo Eletrônico tem como principais vantagens alcançadas até aqui:



  • Agilidade na tramitação de processos

  • Facilidade de localização e visualização
  • Acesso facilitado em qualquer dispositivo ou navegador
  • Melhor organização dos conteúdos
  • Economia de Recursos
  • Economia de Espaço
  • Economia de Tempo e Eliminação de tarefas repetitivas
  • Acesso simultâneo em diferentes unidades
  • Transparência do andamento do processo
  • Segurança contra fraudes, avarias e perdas de processo

 

 

Um Comitê Gestor para o SEI


Motivação

Não obstante todas as características acima sinalizadas, a própria comunidade do IFBA foi diagnosticando ao longo do tempo oportunidades de melhoria na utilização do Processo Eletrônico no IFBA ao mesmo tempo em que, por outro lado, o cenário trazido pela pandemia demonstrou quão imprescindível se converteu o Sistema Eletrônico de Informações como ferramenta essencial para o andamento das atividades das Instituições que o adotam sendo, mesmo, impensável o pleno desempenho delas em trabalho remoto sem este importante recurso.

O protagonismo do SEI decorrente deste contexto revelou o potencial contributivo das mais diversas áreas do IFBA no aprimoramento da utilização do SEI - ao mesmo tempo em que enseja definições mais e mais pormenorizadas de diversos cenários e hipóteses de uso que implicam em decisões com impacto geral no IFBA e repercussão no fazer cotidiano das mais diferentes áreas do Instituto.

Por esta razão, mostrou-se indispensável a constituição de uma instância decisória e gerencial focada nos temas que envolvem a utilização do SEI no IFBA. Somente esta reunião de agentes públicos, na forma do Comitê Gestor para o SEI, poderá dinamizar atividades que em muito exorbitam o círculo de poder de ação da Diretoria de Gestão da Tecnologia da Informação.

 

Competências e Atribuições do Comitê Gestor para o SEI

- a proposição de normas internas que assegurem o adequado funcionamento do sistema;

- a análise de ocorrências e propostas de melhoria, que tenham impacto para todo o sistema;

- o desenvolvimento de atividades relacionadas à identificação das espécies documentais e o planejamento de novos documentos a serem utilizados no SEI;

- zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental;

- a formulação e execução de treinamentos e capacitações de uso do SEI conforme mapeamento de necessidades instrucionais dos usuários. 

- definições de fluxos de trabalhos e demais políticas que impactarão na relação do Instituto com os usuários internos e externos do SEI a exemplo de aposentados, empresas, pais e responsáveis e comunidade em geral;

- a deliberação de quais novos aprimoramentos ou módulos adicionais ao SEI terão prioridades sobre outros;

- definir os perfis de acesso e criação de unidades, processos, documentos bem como suas inclusões, modificações e exclusões inerentes a essas categorias.

- o encaminhamento para o Tribunal Regional Federal da 4ª Região das solicitações de melhorias no sistema;


Formação e formalização

Tendo em vista a multidisciplinaridade dos saberes envolvidos e das áreas impactadas é de fundamental importância que a constituição desta equipe conte com profissionais das seguintes áreas:

Representantes da DGTI
Arquivista
Biblioteconomista
Secretário executivo
Integrante da PROJUR (ou servidor com conhecimento de técnica legislativa).
Usuários chaves das principais áreas da Gestão


Assim, e destacando a necessidade de que os integrantes designados para comporem esta equipe possuírem, além de conhecimento do negócio de sua área, também poder de decisão, foi formalizada em 21/07/2021 ao Gabinete desta Reitoria a composição do Comitê, solicitação que contou com total e irrestrito apoio da Alta Gestão na pessoa da Magnífica Reitora, a Sra. Luzia Matos Mota e da então Chefe de Gabinete a Sra. Elis Lopes.

Em que pese, até o momento, nem todas as áreas interessadas terem podido indicar seus representantes para efetivar as competências supra mencionadas, já iniciara a sua atuação os membros abaixo relacionados, conforme o mais recente instrumento de nomeação, a Portaria nº 3751 de 03 de outubro de 2022.


Nome 

SIAPE

Unidade SEI

Representação 

CAMPUS

Márcio Melo de Oliveira 

1460337 

DGTI.REI

Presidente e Membro Titular

Reitoria

Marcelo do Espírito Santo Sousa

1669363

DGTI.REI

Membro Titular 

Reitoria

Monique Luiza Santana Rego Dantas

2185271

DGTI.REI

Membro Titular

Reitoria

Simone de Paula Lopes

2265812

DGCOM.REI

Membro Titular

Reitoria

Luiz Antônio de Alcantara Santos

2808829

GOVERNANCA.REI

Membro Titular

Reitoria

Nilson Braga Argolo

1861121

COAP.LAF

Membro Titular

Lauro de Freitas

Rosemary Magalhães Lima

1964601

COEST.PSG

SERV-DIREN.PSG

Membro Titular

Porto Seguro

Edileide Lima de Oliveira

1776778

DACAD.SEA

Membro Titular

Seabra

Marcelo Machado Cad

1916176

DAS.SSA

Membro Titular

Salvador

Ivone Gonçalves da Silva

1845759

BIBLI.SSA

Membro Titular

Salvador

Leroy Umasi Ramos

2033292

COELE.FSA

Membro Titular

Feira de Santana

Tassila Oliveira Ramos

1854241

CMI.REI

Membro Titular

Reitoria

Ivan Luis Lira de Santana

2078961

PROJUR.REI

Membro Titular

Reitoria

Rita de Cassia Silva da Fonseca

 2324153

GDBIB.REI

 Membro Titular

Reitoria


Em adicional, no trabalho de elaborar não apenas as melhores normas gerais de uso, o Comitê Gestor busca ouvir, a convite, especialistas em suas áreas que possam contribuir para o debate propositivo que permita aprimorar o uso e regulamentação de pontos específicos do SEI na forma de Grupos de Trabalho com objeto determinado de estudo e objetivos definidos a exemplo do Grupo de Trabalho (GT) sobre Usuários e Unidades, o GT sobre Tipos de Processo / Espécies e Tipos Documentais.


Pensamos que a coalisão de profissionais de diferentes áreas e os aprimoramentos que tal equipe será capaz de oferecer elevará a maturidade do uso do SEI a um novo patamar em nosso Instituto, com os benefícios daí decorrentes.


Fale conosco

A sua opinião é muito importante! Veja como pode contribuir para o diálogo sobre o tema:

O Comitê estará permanentemente ouvindo a comunidade tanto na forma de consultas ativas como responsiva em relação a perguntas, dúvidas, sugestões e outras demandas que nos cheguem através de comunicação dirigida ao setor CGSEI.REI no próprio SEI para os usuários com acesso ao sistema.

Outra forma de contactar o comitê é através do e-mail cgsei.rei@ifba.edu.br


Recursos didáticos


Por ser uma ferramenta amplamente utilizada na Administração Pública, o SEI possui farta documentação ao usuário na forma de apostilas, manuais, roteiros e videoaulas bem como cursos completos de uso e administração do sistema com certificação por importantes Escolas de Governo a exemplo da ENAP, ESAF entre outras.

Adicionalmente, à medida em que o comitê vai normatizando pontos específicos do uso do SEI no IFBA, segue o comitê publicando produção própria para fomentar o uso mais natural e intuitivo do SEI naqueles pontos recém normatizados a exemplo de, mais recentemente, tutoriais em vídeo sobre "Inclusão e Retirada de Usuários em Unidades do SEI" por ocasião da publicação de Instrução Normativa específica sobre a Gestão Descentralizadas de Unidades no SEI.

ConteúdoLink para Acesso
Manual oficial para Inclusão e retirada de usuários em unidades do SEIAcessar
Tutorial em vídeo para Inclusão de usuários em unidades do SEIAssistir
Tutorial em vídeo para retirada de usuários em unidades do SEIAssistir


Principais referencias legais e normativas:


Como parte das atividades do Comitê, inclui-se a busca pela conformidade permanente do Processo Eletrônico no IFBA com a legislação aplicável entre as quais, destacam-se as que seguem:


EpígrafeEmentaLink para Acesso

LEI Nº 9.784 , DE 29 DE JANEIRO DE 1999

Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal.Acessar
PORTARIA Nº 92, DE 23 DE SETEMBRO DE 2011Aprovar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)Acessar
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.Acessar
PORTARIA N 1.261, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2013Acessar
DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.Acessar
LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)Acessar
PORTARIA Nº 47, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.Acessar