Bem-vindo à página do Comitê Gestor para o SEI. Aqui estarão reunidas as informações mais relevantes sobre o comitê, sua origem, constituição, competências, atribuições, base legais, as atividades desenvolvidas, recursos didáticos por ele produzidos ou compartilhados bem como as formas de a comunidade consultar e se fazer representar nesta importante iniciativa institucional.
Nas próximas seções veremos o caminho percorrido até aqui na modernização da gestão mediante processos desde o físico até a modalidade eletrônica e a estrada à frente para que nosso Instituto siga em direção a um novo patamar em agilidade, transparência, economicidade e segurança jurídica para toda a comunidade que dele faz parte.
O processo eletrônico no IFBA
A adoção do Processo Eletrônico no Instituto Federal da Bahia representa um inestimável avanço em relação a modelos já ultrapassados de gestão baseada em papel. O processo administrativo, ainda físico, já fora uma conquista importante para a Administração e para os administrados: os atos praticados pelos agentes públicos passaram a ter menos e menos margem para o arbítrio e práticas moralmente censuráveis na medida em que deixavam registros da autoria, materialidade e participação relativa de cada agente púbico que interagiu com o processo.
Não obstante, o processo administrativo em papel ainda estava longe da perfeição. Havia sempre o risco de perda ou extravio dos documentos ou processos inteiros, a tramitação era muito mais demorada entre os setores e um setor apenas podia atuar no processo quando saísse do setor anterior, além de significar uma produção crescente de volume de papéis com todos os inconvenientes de custos de armazenamento, triagem e destinação daí decorrentes.
O Processo Eletrônico tem como principais vantagens alcançadas até aqui:
Agilidade na tramitação de processos
- Facilidade de localização e visualização
- Acesso facilitado em qualquer dispositivo ou navegador
- Melhor organização dos conteúdos
- Economia de Recursos
- Economia de Espaço
- Economia de Tempo e Eliminação de tarefas repetitivas
- Acesso simultâneo em diferentes unidades
- Transparência do andamento do processo
- Segurança contra fraudes, avarias e perdas de processo
Um Comitê Gestor para o SEI
Motivação
Não obstante todas as características acima sinalizadas, a própria comunidade do IFBA foi diagnosticando ao longo do tempo oportunidades de melhoria na utilização do Processo Eletrônico no IFBA ao mesmo tempo em que, por outro lado, o cenário trazido pela pandemia demonstrou quão imprescindível se converteu o Sistema Eletrônico de Informações como ferramenta essencial para o andamento das atividades das Instituições que o adotam sendo, mesmo, impensável o pleno desempenho delas em trabalho remoto sem este importante recurso.
O protagonismo do SEI decorrente deste contexto revelou o potencial contributivo das mais diversas áreas do IFBA no aprimoramento da utilização do SEI - ao mesmo tempo em que enseja definições mais e mais pormenorizadas de diversos cenários e hipóteses de uso que implicam em decisões com impacto geral no IFBA e repercussão no fazer cotidiano das mais diferentes áreas do Instituto.
Por esta razão, mostrou-se indispensável a constituição de uma instância decisória e gerencial focada nos temas que envolvem a utilização do SEI no IFBA. Somente esta reunião de agentes públicos, na forma do Comitê Gestor para o SEI, poderá dinamizar atividades que em muito exorbitam o círculo de poder de ação da Diretoria de Gestão da Tecnologia da Informação.
Competências e Atribuições do Comitê Gestor para o SEI
- a proposição de normas internas que assegurem o adequado funcionamento do sistema;
- a análise de ocorrências e propostas de melhoria, que tenham impacto para todo o sistema;
- o desenvolvimento de atividades relacionadas à identificação das espécies documentais e o planejamento de novos documentos a serem utilizados no SEI;
- zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental;
- a formulação e execução de treinamentos e capacitações de uso do SEI conforme mapeamento de necessidades instrucionais dos usuários.
- definições de fluxos de trabalhos e demais políticas que impactarão na relação do Instituto com os usuários internos e externos do SEI a exemplo de aposentados, empresas, pais e responsáveis e comunidade em geral;
- a deliberação de quais novos aprimoramentos ou módulos adicionais ao SEI terão prioridades sobre outros;
- definir os perfis de acesso e criação de unidades, processos, documentos bem como suas inclusões, modificações e exclusões inerentes a essas categorias.
- o encaminhamento para o Tribunal Regional Federal da 4ª Região das solicitações de melhorias no sistema;
Formação e formalização
Tendo em vista a multidisciplinaridade dos saberes envolvidos e das áreas impactadas é de fundamental importância que a constituição desta equipe conte com profissionais das seguintes áreas:
Representantes da DGTI
Arquivista
Biblioteconomista
Secretário executivo
Integrante da PROJUR (ou servidor com conhecimento de técnica legislativa).
Usuários chaves das principais áreas da Gestão
Assim, e destacando a necessidade de que os integrantes designados para comporem esta equipe possuírem, além de conhecimento do negócio de sua área, também poder de decisão, foi formalizada em 21/07/2021 ao Gabinete desta Reitoria a composição do Comitê, solicitação que contou com total e irrestrito apoio da Alta Gestão na pessoa da Magnífica Reitora, a Sra. Luzia Matos Mota e da então Chefe de Gabinete a Sra. Elis Lopes.
Em que pese, até o momento, nem todas as áreas interessadas terem podido indicar seus representantes para efetivar as competências supra mencionadas, já iniciara a sua atuação os membros abaixo relacionados, conforme o mais recente instrumento de nomeação, a Portaria nº 3751 de 03 de outubro de 2022.
Nome | SIAPE | Unidade SEI | Representação | CAMPUS |
Márcio Melo de Oliveira | 1460337 | DGTI.REI | Presidente e Membro Titular | Reitoria |
Marcelo do Espírito Santo Sousa | 1669363 | DGTI.REI | Membro Titular | Reitoria |
Monique Luiza Santana Rego Dantas | 2185271 | DGTI.REI | Membro Titular | Reitoria |
Simone de Paula Lopes | 2265812 | DGCOM.REI | Membro Titular | Reitoria |
Luiz Antônio de Alcantara Santos | 2808829 | GOVERNANCA.REI | Membro Titular | Reitoria |
Nilson Braga Argolo | 1861121 | COAP.LAF | Membro Titular | Lauro de Freitas |
Rosemary Magalhães Lima | 1964601 | COEST.PSG SERV-DIREN.PSG | Membro Titular | Porto Seguro |
Edileide Lima de Oliveira | 1776778 | DACAD.SEA | Membro Titular | Seabra |
Marcelo Machado Cad | 1916176 | DAS.SSA | Membro Titular | Salvador |
Ivone Gonçalves da Silva | 1845759 | BIBLI.SSA | Membro Titular | Salvador |
Leroy Umasi Ramos | 2033292 | COELE.FSA | Membro Titular | Feira de Santana |
Tassila Oliveira Ramos | 1854241 | CMI.REI | Membro Titular | Reitoria |
Ivan Luis Lira de Santana | 2078961 | PROJUR.REI | Membro Titular | Reitoria |
Rita de Cassia Silva da Fonseca | 2324153 | GDBIB.REI | Membro Titular | Reitoria |
Em adicional, no trabalho de elaborar não apenas as melhores normas gerais de uso, o Comitê Gestor busca ouvir, a convite, especialistas em suas áreas que possam contribuir para o debate propositivo que permita aprimorar o uso e regulamentação de pontos específicos do SEI na forma de Grupos de Trabalho com objeto determinado de estudo e objetivos definidos a exemplo do Grupo de Trabalho (GT) sobre Usuários e Unidades, o GT sobre Tipos de Processo / Espécies e Tipos Documentais.
Pensamos que a coalizão de profissionais de diferentes áreas e os aprimoramentos que tal equipe será capaz de oferecer elevará a maturidade do uso do SEI a um novo patamar em nosso Instituto, com os benefícios daí decorrentes.
Fale conosco
A sua opinião é muito importante! Veja como pode contribuir para o diálogo sobre o tema:
O Comitê estará permanentemente ouvindo a comunidade tanto na forma de consultas ativas como responsiva em relação a perguntas, dúvidas, sugestões e outras demandas que nos cheguem através de comunicação dirigida ao setor CGSEI.REI no próprio SEI para os usuários com acesso ao sistema.
Outra forma de entrar em contato com comitê é através do e-mail cgsei.rei@ifba.edu.br
Recursos didáticos
Por ser uma ferramenta amplamente utilizada na Administração Pública, o SEI possui farta documentação ao usuário na forma de apostilas, manuais, roteiros e videoaulas bem como cursos completos de uso e administração do sistema com certificação por importantes Escolas de Governo a exemplo da ENAP, ESAF entre outras.
Adicionalmente, à medida em que o comitê vai normatizando pontos específicos do uso do SEI no IFBA, segue o comitê publicando produção própria para fomentar o uso mais natural e intuitivo do SEI naqueles pontos recém normatizados a exemplo de, mais recentemente, tutoriais em vídeo sobre "Inclusão e Retirada de Usuários em Unidades do SEI" por ocasião da publicação de Instrução Normativa específica sobre a Gestão Descentralizadas de Unidades no SEI.
Conteúdo | Link para Acesso |
Manual oficial para Inclusão e retirada de usuários em unidades do SEI | Acessar |
Tutorial em vídeo para Inclusão de usuários em unidades do SEI | Assistir |
Tutorial em vídeo para retirada de usuários em unidades do SEI | Assistir |
Manual oficial para Definição dos Níveis de Acesso aos processos e documentos no SEI | Acessar |
Tutorial em vídeo para Definição dos Níveis de Acesso aos processos e documentos no SEI | Assistir |
Principais referencias legais e normativas:
Como parte das atividades do Comitê, inclui-se a busca pela conformidade permanente do Processo Eletrônico no IFBA com a legislação aplicável entre as quais, destacam-se as que seguem:
Epígrafe | Ementa | Link para Acesso |
LEI Nº 9.784 , DE 29 DE JANEIRO DE 1999 | Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal. | Acessar |
PORTARIA Nº 92, DE 23 DE SETEMBRO DE 2011 | Aprovar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) | Acessar |
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 | Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. | Acessar |
PORTARIA N 1.261, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2013 | Torna obrigatório às Instituições Federais de Ensino Superior - IFES o uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e destinação de Documentos relativos às Atividades-Fim | Acessar |
DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015 | Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. | Acessar |
LEI Nº 13.709, DE 14 DE AGOSTO DE 2018 | Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) | Acessar |
PORTARIA Nº 47, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020 | Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. | Acessar |
INSTRUÇÃO NORMATIVA CGSEI/IFBA Nº 001, DE 05 DE SETEMBRO DE 2022 | Institui a Gestão Descentralizada de Unidades no Sistema Eletrônico de Informações no âmbito do Instituto Federal da Bahia (IFBA). | Acessar |
INSTRUÇÃO NORMATIVA CGSEI-IFBA Nº 02, DE 03 DE MARÇO DE 2023 | Dispõe sobre os procedimentos para a definição dos níveis de acesso aos processos e documentos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Bahia (IFBA). | Acessar |