Atribuições e cargos

Diretoria de Administração e Planejamento

I. Assessorar ao(a) Diretor(a) Geral em todos os assuntos relacionados com a Administração, o planejamento, a programação do orçamento e a organização administrativa do Campus;

II. Avaliar de forma constante e sistemática convênios, contratos e condições operacionais, visando ampliação da eficiência de seus serviços e produtividade, redução efetiva de seus custos de operação, financiamento, expansão, dimensionamento econômico, organização administrativa e condições de utilização dos recursos humanos e materiais;

III. Estudar a distribuição de recursos do Campus segundo os seus fins legais, estatutários e programáticos de ensino, pesquisa e extensão;

IV. Estudar e buscar novas formas de captação de recursos para a expansão das atividades e serviços do Campus;

V. Elaborar a Proposta Orçamentária do Campus, anual e plurianual, dos orçamentos sintético e analítico e demais instrumentos de controle orçamentário interno, e respectivas alterações;

VI. Elaborar ou examinar convênios de assistência financeira ou técnica;

VII. Estudar de forma permanente e propor medidas relativas à organização do Campus e dos seus procedimentos, métodos e sistemas de trabalho, gerais ou específicos, com vistas ao seu contínuo aperfeiçoamento e à elaboração de projetos de normas e manuais referentes à matéria;

VIII. Avaliar e criticar dos resultados alcançados na execução das atividades;

IX. Assessorar ao(a) Diretor(a) Geral na elaboração do Relatório Anual e outros documentos sobre a administração do Campus; e

X. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Assessoria da Diretoria de Administração e Planejamento

I. Executar as atividades administrativas relacionadas à Diretoria de Administração e

Planejamento;

II. Recepcionar, distribuir e encaminhar os documentos no âmbito da Diretoria de

Administração e Planejamento;

III. Representar a Diretoria quando designado; e

IV. Realizar outras atividades correlatas e afins.

A Diretoria Adjunta de Orçamento, Finanças e Contabilidade

I. Assessorar ao Diretor de Administração e Planejamento do Campus em todos os assuntos relacionados à programação do orçamento;

II. Avaliar de forma constante e sistemática os convênios, contratos e condições operacionais do Campus, visando à ampliação da eficiência de seus serviços e produtividade, a redução efetiva de seus custos de operação, ao seu financiamento, a sua expansão, ao seu dimensionamento econômico, a sua organização administrativa e as condições de utilização dos recursos humanos e materiais;

III. Estudar a distribuição de recursos do Campus segundo os seus fins legais, estatutários e programáticos de ensino, pesquisa e extensão;

IV. Elaborar de forma conjunta a Proposta Orçamentária do Campus, anual e plurianual, dos orçamentos sintético e analítico e demais instrumentos de controle orçamentários interno, e respectivas alterações;

V. Elaborar ou examinar convênios de assistência financeira ou técnica;

VI. Assessorar ao(a) Diretor(a) Geral na elaboração do Relatório Anual e outros documentos sobre a administração do Campus;

VII. Elaborar a prestação de contas mensal e anual, convênios de assistência financeira ou técnica e balanço financeiro anual; e

VIII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Divisão de Orçamento

I. Coordenar a execução orçamentária do Campus;

II. Participar do processo de elaboração da Proposta Orçamentária Anual;

III. Solicitar os créditos adicionais e alterações do orçamento do Campus conforme previsto em Lei;

IV. Acompanhar mensalmente a execução dos Convênios e Portarias no Sistema de Administração Financeira (SIAFI) elaborando Relatórios e demonstrativos de Execução

Físico – Financeira, ;

V. Acompanhar, analisar e atualizar as estimativas da receita própria;

VI. Coletar dados para inclusão na Proposta Orçamentária Anual;

VII. Emitir relatórios gerenciais de acompanhamento do orçamento;

VIII. Acompanhar e cumprir as normas e instruções emanadas dos órgãos centrais do sistema orçamentário;

IX. Manter arquivo atualizado das normas e instruções inerentes ao orçamento;

X. Acompanhar a execução da despesa conforme o Quadro de Detalhamento de Despesas;

XI. Fornecer informações aos diversos setores e órgãos sobre o detalhamento de despesa e acompanhamento dos créditos referente a emendas, portarias e convênios;

XII. Analisar a liberação do crédito inicial conforme Lei Orçamentária Anual - LOA, comparando com o recebido na dotação inicial;

XIII. Análise e execução dos créditos orçamentários decorrente de emendas, portarias e convênios;

XIV. Proceder à reserva de dotação orçamentária das despesas com manutenção;

XV. Indicar os créditos orçamentários para atender o enquadramento das despesas nos

procedimentos licitatórios;

XVI. Emitir Nota de Empenho, Reforços e Anulações conforme processos previamente licitados e/ou dispensados;

XVII. Proceder ao controle dos limites de empenho conforme Decreto de Programação

Orçamentária;

XVIII. Controlar os saldos de empenho emitindo, quando necessário, os reforços e anulações para inscrição em restos a pagar;

XIX. Proceder, após análise da execução, as anulações dos saldos de notas de empenhos; e

XX. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Gerência de Finanças

I. Proceder à prévia análise dos processos apresentados para pagamento considerando-se:

validade do documento fiscal, fonte de recurso, tipo de empenho, elemento de despesa, valores e atestos. Quando necessário, solicitar reforço de empenho a Gerência de Orçamento;

II. Proceder à análise das retenções fiscais (Impostos e Contribuições Federais, Estaduais e Municipais) dos processos de pagamento mediante legislação em vigor, documentos apresentados pelo fornecedor do material/serviço e consulta ao SICAF;

III. Distribuir os processos de pagamento para lançamento da liquidação no SIAFI, separados por portarias e convênios, emitindo nota de sistema e documento hábil, bem como lançamentos de lista de credor, de banco e de fatura, quando operacionalmente necessárias;

IV. Realizar a proposta de Programação Financeira;

V. Realizar a confirmação dos pagamentos no sistema SIAFI ou Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP). quando se tratar de diárias;

VI. Atender ao público em geral, prestando informações aos credores e servidores sobre pagamentos e recolhimentos efetuados;

VII. Preparar as declarações e comprovantes decorrentes de obrigações acessórias (declaração de pessoa física e comprovante de recolhimento do INSS);

VIII. Acompanhar a arrecadação da Receita Própria do Campus;

IX. Emitir Guia de Recolhimento da União - GRU;

Solicitar as diárias e passagens da Diretoria Adjunta de Contabilidade, Orçamento e Finanças;

X. Analisar, acompanhar e controlar as concessões e prestações de contas dos processos de suprimento de fundos; e

XI. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Divisão de Contabilidade

I. Produzir operações de contabilidade analítica dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

II. Extrair, mensalmente, relatório em nível de conta corrente com posições orçamentárias, financeiras e patrimoniais e proceder a sua análise;

III. Proceder à análise mensal dos balancetes orçamentários, financeiros, patrimoniais e das variações patrimoniais;

IV. Extrair relatórios de contas contábeis com os dados necessários à elaboração da prestação de contas do exercício;

V. Verificar a coerência nos processos de aquisição de compra de equipamentos, material permanente, material de consumo e prestação de serviços;

VI. Proceder à análise da conformidade diária e de suporte documental à vista da

documentação que deu origem aos registros;

VII. Registrar a conformidade de gestão no sistema SIAFI, considerando a análise da

conformidade diária e de suporte;

VIII. Acompanhar a atualização da legislação tributária federal, estadual e municipal para orientação ao setor financeiro;

IX. Atender as obrigações acessórias demandadas pelas legislações federal, estadual e

municipal.

X. Acompanhar as mudanças no sistema SIAFI para orientação ao setor financeiro;

XI. Atualizar, acompanhar e aplicar as mudanças impostas pela Coordenação de Contabilidade do MEC;

XII. Acompanhar a norma de execução do encerramento do exercício;

XIII. Cadastrar, alterar e emitir senha para os usuários no sistema SIAFI;

XIV. Parametrizar e homologar os códigos de recolhimento;

XV. Acompanhar as aplicações financeiras na conta única da união no Banco Central – BACEN; e

XVI. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Seção de documentação contábil

I. Manter arquivo organizado dos processos e documentos que deram origem às operações contábeis, orçamentárias e financeiras;

II. Atender as solicitações documentais de liberação dos processos licitatórios, movimento diário e de suprimento de fundos;

III. Ao receber o movimento diário, verificar a existência de documentação que tenham ficado pendente e cobrar ao setor contábil;

IV. Proceder a numeração das páginas em ordem sequencial;

V. Atender às demandas internas e externas de pesquisas documentais;

VI. Alimentar e manter atualizado o sistema de tramitação de processos; e

VII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Diretoria Adjunta de Administração

I. Elaborar os contratos e aditivos;

II. Coordenar, supervisionar e orientar a execução das atividades relativas a material,

patrimônio, licitações, aquisição e alienação de bens;

III. Elaborar propostas e coordenar estudos voltados à modernização administrativa

institucional;

IV. Zelar pelo cumprimento dos objetivos, programas e regulamentos institucionais, no âmbito de sua Diretoria Adjunta;

V. Promover a avaliação constante do desempenho dos chefes diretamente vinculados a sua Diretoria Adjunta;

VI. Promover a implantação e o acompanhamento dos procedimentos administrativos no âmbito de sua Diretoria Adjunta;

VII. Atestar as notas fiscais/faturas dos serviços e materiais adquiridos pela Diretoria;

VIII. Controlar todos os processos de compras, bem como as contratações de serviços

realizados pela Diretoria do IFBA, emitindo relatório mensal a ser encaminhado ao Diretor de Administração e Planejamento;

IX. Administrar e fiscalizar os contratos de limpeza, manutenção e vigilância da Diretoria; e

X. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Gerência de Serviços Auxiliares

I. Orientar, coordenar, supervisionar e fazer executar os serviços de higiene no Campus;

II. Supervisionar os serviços de protocolo no Campus;

III. Supervisionar os serviços de transporte no Campus;

IV. Orientar, coordenar e supervisionar as atividades de vigilância e segurança das

dependências do Campus;

V. Recepcionar, prestar informações ao público e/ou encaminhar o devido, controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas e materiais, bem como a guarda de chaves;

VI. Manter e orientar o uso de equipamentos de segurança quando necessários a execução dos serviços; e

VII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

A Divisão de Transportes

I. Zelar pela boa conservação e manutenção dos veículos e proceder aos reparos que se fizerem necessários;

II. Controlar e registrar o consumo de combustíveis e a quilometragem rodada;

III. Atender as solicitações e elaborar a programação de uso dos veículos:

IV. Manter atualizada e regularizada a documentação dos veículos, promovendo o registro, licenciamento e renovações;

V. Proceder avaliação em veículos do Campus por danos causados em acidentes e propor a abertura de processo administrativo para a apuração de responsabilidades, quando couber;

VI. Promover à baixa ou transferência de propriedade de veículos de acordo com as normas vigentes; e

VII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Coordenação de Protocolo

I. Receber, conferir, examinar, protocolar, distribuir internamente ou expedir os processos, documentos e correspondências;

II. Receber. guardar e zelar pela segurança dos processos e documentos encaminhados para arquivamento:

III. Propor o desfazimento ou desativação de documentos;

IV. Fornecer certidões sobre processos ou documentos arquivados, bem como cópias

formalmente requisitadas á autoridade competente da área; e

V. Realizar outras atividades correlatas e afins.

A Coordenação de Administração

I. Emitir de diárias e passagens de servidores do Campus;

II. Supervisionar a execução de contratos administrativos do Campus;

III. Prover apoio administrativo as atividades do campus;

IV. Realizar outras atividades correlatas e afins

A Divisão de Editoração Gráfica

I. Promover a produção e reprodução de material didático, necessários ao desenvolvimento das atividades acadêmicas e administrativas da Instituição;

II. Editar publicações da Instituição;

III. Promover intercâmbio interno e com outras instituições, visando o desenvolvimento e aprimoramento da Coordenação;

IV. Elaborar e manter modernizadas as normas gerais de produção, do tratamento do material original à entrega do produto acabado;

V. Supervisionar a distribuição e o controle da produção editorial; e

VI. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Coordenação de Serviço Gráfico

I. Preparar e compor originais para impressão gráfica;

II. Produzir e reproduzir apostilas, publicações, cartazes, folhetos, programas e materiais de uso administrativo e didático; e

III. Realizar outras atividades correlatas e afins.

A Gerência de Material

I. Coordenar, orientar e supervisionar as atividades de compras e contratos;

II. Indicar providências para a formalização de contrato quando couber;

III. Manter o controle patrimonial do Campus;

IV. Supervisionar o almoxarifado do Campus;

V. Elaborar propostas e coordenar estudos voltados à modernização administrativa

institucional; e

VI. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Divisão de Compras

I. Acompanhar a finalização dos processos de compras e contratação de serviços realizados pelo IFBA;

II. Elaborar e acompanhar os processos de penalização das empresas inidôneas com o IFBA,

III. Encaminhar as notas de empenho aos fornecedores;

IV. Emitir ofícios de cobrança para as empresas que se encontrarem fora do prazo de entrega;

V. Encaminhar notas fiscais para a Diretoria Adjunta de Contabilidade, Orçamento e Finanças, para pagamento;

VI. Elaborar e divulgar o catálogo de material e estabelecer os padrões de especificação e nomenclatura;

VII. Elaborar calendário anual de fixação de datas para recebimento dos pedidos de aquisição de material e serviços;

VIII. Elaborar, formalizar e finalizar os processos administrativos destinados a licitação,

dispensa e inexigibilidade;

IX. Receber, instruir e encaminhar processos de licitação as Comissões para os procedimentos licitatórios;

X. Providenciar a ratificação da autoridade competente nos processos de dispensa e

inexigibilidade de licitação, bem como a publicação no Diário Oficial da União;

XI. Propor a aplicação de multas e outras penalidades aos fornecedores de serviços e material, quando couber;

XII. Classificar e processar os pedidos de compra de material e contratação de serviços; e

XIII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Coordenação de Almoxarifado

I. Examinar, conferir, receber e aceitar o material adquirido de acordo com a nota de

empenho ou documento equivalente, podendo, quando for o caso solicitar exame dos

setores técnicos requisitantes ou especializados,

II. Atender as requisições de material da Direção do Campus, bem como exercer o controle físico e financeiro do material em estoque, manter atualizados os sistemas de controle dos estoques e os de registros de entrada e saída de material,

III. Proceder a levantamentos e promover estudos junto a seção de compras para fixar e manter o estoque mínimo dos materiais de uso comum,

IV. Realizar pesquisa junto aos órgãos do Campus visando a aplicação dos itens de material de uso comum e conhecer o índice de satisfação quanto a qualidade dos materiais adquiridos,

V. Comunicar e distribuir os bens móveis e equipamentos em parceria com a Seção de

Patrimônio,

VI. Prestar assistência à comissão de inventário dos bens e material em estoque, organizar o almoxarifado de forma a garantir o armazenamento adequado e a segurança do material em estoque; e

VII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Coordenação de Cadastro

I. Proceder ao cadastramento dos fornecedores de materiais e serviços no Sistema de

Cadastramento Unificado – SICAF;

II. Atender aos fornecedores e orientá-los ao que se refere aos requisitos e procedimentos relativos ao Sistema de Cadastramento Unificado – SICAF;

III. Proceder às análises jurídica, fiscal e econômico-financeira da documentação apresentada para o cadastramento;

IV. Receber, conferir e autenticar os documentos recebidos;

V. Realizar a renovação cadastral e atualização de documentos vencidos no SICAF sempre que solicitado pelos cadastrados, após análise e conferência de autenticidade;

VI. Realizar levantamento da situação cadastral de empresas sempre que solicitado pela Administração;

VII. Realizar os procedimentos administrativos necessários para realização do registro de ocorrências (penalidades) sucedidas nos processos de contratação de serviços e aquisições de materiais;

VIII. Manter atualizado o arquivo da documentação inerente aos processos licitatórios;

IX. Dar suporte administrativo à Gerência de Material no envio de cópias de notas de

empenho às empresas contempladas nos certames licitatórios com prazo para entrega dos materiais e equipamentos;

X. Dar suporte administrativo à Gerência de Material no acompanhamento do cumprimento dos prazos estabelecidos às empresas para entrega de materiais;

XI. Dar suporte administrativo aos processos de compras;

XII. Executar outras tarefas inerentes.

Divisão de Patrimônio

I. Receber, registrar e cadastrar os bens móveis e imóveis do Campus;

II. Manter o controle de distribuição e localização dos bens móveis;

III. Realizar vistorias periódicas, indicar os reparos que se fizerem necessários nos bens

patrimoniais e apuração dos recursos envolvidos, bem como propor a alienação daqueles em desuso, ou de uso e recuperação antieconômicos;

IV. Promover a avaliação e reavaliação dos bens móveis e imóveis para efeito de alienação, incorporação, seguro ou locação;

V. Manter atualizado em arquivo próprio os termos de responsabilidades dos bens

patrimoniais distribuídos no Campus;

VI. Proceder o registro do bem imóvel no Sistema de Patrimônio Imobiliário da União -

SPIUnet;

VII. Propor apuração de responsabilidades nos casos de danificação ou desaparecimento de bens, mediante inspeção periódica;

VIII. Prestar assistência a comissões de inventários dos bens móveis e imóveis do Campus;

IX. Executar outras atividades inerentes a sua arca de competência;

X. Propor o encaminhamento de bens móveis e equipamentos às empresas especializadas, quando esses ainda estiverem sob cobertura de garantia ou não for possível o seu conserto no IFBA;

XI. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Divisão de Planejamento possui como atribuições

I. Elaborar os modelos conceitual e operacional do processo de planejamento;

II. Coordenar o processo de elaboração do Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI);

III. Acompanhar e avaliar a execução do PDI;

IV. Coordenar o processo de elaboração do Plano de Metas Institucional;

V. Acompanhar a execução do Plano de Metas Institucional;

VI. Subsidiar as tomada de decisões da Administração;

VII. Coletar dados estatísticos e elaborar o relatório anual de gestão institucional;

VIII. Elaborar e divulgar relatório anual de avaliação final do plano de metas;

IX. Atualizar sistematicamente os modelos e critérios da elaboração do plano de metas;

X. Coordenar o processo de construção do Relatório de Gestão do Campus;

XI. Atualizar o PDI do Campus, compatibilizando-o com os indicativos do cenário vigente;

XII. Elaborar e divulgar o relatório anual do PDI do Campus; e

XIII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Diretoria Adjunta de Engenharia e Manutenção

I. Coordenar, supervisionar e orientar a execução de atividades relacionadas a manutenção como obras civis, serviços elétricos, hidráulicos, serralheria, carpintaria, telefonia, e de infraestrutura, manutenção e conservação dos bens móveis e imóveis do Campus;

II. Assessorar ao Diretor de Administração e Planejamento do Campus em todos os assuntos correlatos a suas atividades;

III. Avaliar de forma constante e sistemática os convênios, contratos e condições operacionais do Campus, visando à ampliação da eficiência de seus serviços e produtividade da equipe;

IV. Proceder a estudos de otimização de uso do espaço físico do Campus;

V. Guardar, atualizar e controlar as requisições e consultas das plantas e especificações dos prédios e suas instalações elétricas, hidráulicas, de telefonia e de dados e da rede de águas e esgoto;

VI. Elaborar projetos e especificações para construção e reforma de imóveis do Campus, com vistas à acessibilidade;

VII. Divulgar todos os projetos de estrutura, atualizados e com os custos, do Campus em um espaço reservado no sítio da mesma; e

VIII. Realizar outras atividades correlatas e afins.

A Gerência de Engenharia e Projetos

I. Elaborar projetos e especificações para construção, ampliação, reforma e manutenção de imóveis do Campus;

II. Acompanhar, subsidiar e fiscalizar projetos de arquitetura, engenharia ou

complementares;

III. Elaborar planilhas de custos e orçamento detalhado que sirvam de base às licitações;

IV. Proceder a estudos de otimização de uso do espaço físico do Campus;

V. Acompanhar projetos e a construção, ampliação, reforma e manutenção de imóveis do Campus;

VI. Promover e executar a manutenção, reparação e recuperação de bens móveis e

equipamentos da Unidade;

VII. Realizar as atividades de conservação de imóveis do Campus; e

VIII. Realizar outras tarefas correlatas e afins.

Divisão de Manutenção de Infraestrutura e Equipamentos

I. Executar e acompanhar os serviços de manutenção e conservação dos bens móveis e

imóveis, tais como serviços elétricos, hidráulicos, serralheria, carpintaria, telefonia, e de infraestrutura, etc.;

II. Autorizar, controlar e fiscalizar o trabalho das empresas prestadoras de serviços;

III. Elaborar, acompanhar, subsidiar e fiscalizar projetos de arquitetura, engenharia ou

complementares;

IV. Acompanhar, supervisionar, controlar e avaliar a qualidade dos serviços prestados pelas empresas contratadas;

V. Realizar outras atividades correlatas e afins.

A Seção de Refrigeração

I. Garantir a execução do PMOC - Plano de Manutenção, Operação e Controle de acordo com as normas vigentes para ambientes climatizados;

II. Acompanhar, supervisionar, controlar e avaliar os custos e a qualidade dos serviços

prestados pelas empresas contratadas para este fim;

III. Executar as atividades de manutenção, ampliação e implantação dos sistemas de

climatização ambiental do Campus;

IV. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Seção de Sistema de Telefonia

I. Executar as atividades de manutenção, ampliação e implantação do sistema de telefonia do Campus;

II. Realizar outras atividades correlatas e afins.

 Divisão do Serviço Médico Odontológico

I. Promover programas educativos de saúde, higiene e segurança;

II. Prestar assistência médica, odontológica, psicológica e fisioterápica ambulatorial e

encaminhamento emergencial aos servidores e discentes da Instituição;

III. Homologação de atestado de saúde do corpo discente;

IV. Distribuir a carga horária dos profissionais do setor de modo a manter atendimento

extensivo a todo o horário de funcionamento do Campus; e

V. Realizar outras atividades correlatas e afins.

Pregoeiros

I. Elaborar edital dos processos licitatórios do Campus;

II. Operar o sistema de Pregão;

III. Solicitar parecer técnico do solicitante;

IV. Julgar e aceitar a proposta vencedora do certame;

V. Adjudicar resultado do certame;

VI. Encaminhar certame a Diretoria de Administração e Planejamento para a homologação; e

VII. Realizar outras atividades correlatas e afins.